كيف تحفظ خزنة InstantDrive مستندات الشركة؟
الخزنة هي مخزن المستندات المشترك لحساب الشركة. توزع كل ملف على أحد أربعة مجلدات، وتضغط ملفات PDF، وتحول صور الهاتف إلى WebP، وترفض الملفات التي تتجاوز 100 ميجابايت، وتتجاوز النسخ المكررة تماماً. وتنتهي صلاحية روابط التنزيل بعد 15 دقيقة.
ما هي خزنة المستندات؟
الخزنة هي المخزن المركزي داخل حساب InstantDrive. كل مستند ترفعه الشركة أو ترسله بالبريد أو تحفظه من قرص مربوط ينتهي فيها باسم ملف موحد ومجموعة حقول مقروءة من المستند: التصنيف واسم الجهة ومعرّف مثل رقم التسجيل الضريبي أو رقم الرخصة وأي تاريخ إصدار أو انتهاء وُجد فيه.
صُممت الخزنة للأوراق التي يجب على الشركة في الإمارات حفظها والرجوع إليها: الرخص التجارية والهويات الإماراتية وعقود الإيجار وفواتير الموردين وكشوف الحسابات البنكية ومستندات التوظيف. وهي ليست أداة مشاركة ملفات عامة وليست نظام إدارة إصدارات. تشرح الأقسام التالية ما تفعله بحسب ترتيب مرور الملف بها وما لا تفعله.
ما هي مجلدات الخزنة الأربعة؟
تحصل كل شركة على أربعة مجلدات رئيسية عند إنشاء الحساب. تظهر في التطبيق باسم Employees Vault وVendors Vault وCompany Expenses وAdmin Vault، بجانب عرض All Sovereign Files الذي يعرض كل شيء معاً. وعند رفع ملف يختار InstantDrive المجلد بحسب ما قرأه في المستند.
المجلد تخمين تجريه البرمجيات. فإذا وقع مستند في مكان غير صحيح فراجعه وصحح التصنيف أو اسم الجهة من لوحة المستند. وقواعد المجلدات ثابتة في المنتج، ولا يمكنك تحديد قواعدك الخاصة لاختيار مجلد كل نوع.
| المجلد | ما يُحفظ فيه | كيف يصل الملف إليه |
|---|---|---|
| Employees Vault | الهوية الإماراتية وجواز السفر وتأشيرة الإقامة ومستندات عقد العمل | تذهب هذه الأنواع دائماً إليه. الموظف المطابَق يحصل على مجلد فرعي خاص به وغير المطابَق يذهب إلى مجلد فرعي باسم Pending |
| Vendors Vault | مستندات الموردين | يُختار عندما تتعرف القراءة على المورد من اسمه |
| Company Expenses | الفواتير الضريبية والإيصالات وكشوف الحسابات البنكية | يُختار للفواتير والإيصالات والكشوف |
| Admin Vault | الرخص التجارية وعقود إيجاري والعقود التجارية وكل ما لم يُتعرف عليه | هو الافتراضي لكل ما سواها |
كيف تدخل المستندات إلى الخزنة؟
هناك عدة طرق للدخول، وكلها تمر بالمسار نفسه: فحص الحجم ثم الضغط ثم القراءة ثم التسمية ثم الحفظ. والفرق بينها هو مصدر الملف فقط.
تطبيق الهاتف تطبيق ويب قابل للتثبيت وليس تطبيق متجر. ولا يوجد عميل مزامنة لسطح المكتب. وWebDAV قرص شبكة مربوط يقرأ ويكتب عبر الخادم، وليس مزامنة خلفية لمجلد محلي.
| الطريقة | ما هي | ملاحظات |
|---|---|---|
| الرفع من تطبيق الويب | إفلات الملفات أو اختيارها في شاشة الخزنة | الطريقة الرئيسية لموظفي المكتب |
| Snap Upload من الهاتف | تصوير المستند في تطبيق الويب القابل للتثبيت على الهاتف | تُحوَّل الصور إلى WebP |
| Dedicated Inboxes | رسالة بريد إلى bills@ أو expenses@ على نطاق شركتك | تتطلب توجيه بريد نطاق الشركة إلى InstantDrive، ويتم ذلك خارج التطبيق |
| قرص WebDAV المربوط | ربط الخزنة كقرص على Windows أو macOS أو Linux | تسجيل الدخول ببريد الحساب وكلمة المرور. الملفات المحفوظة على القرص تمر بخطوتي الضغط والتسمية نفسيهما |
ما أنواع الملفات والأحجام التي تقبلها الخزنة؟
الحد الأقصى 100 ميجابايت للملف الواحد. يُرفض الملف الأكبر برسالة خطأ في الحجم، من خادم الويب ومن التطبيق معاً، ولذلك يسري الحد على كل طرق الرفع بما فيها WebDAV. ولا توجد خطة ترفع هذا الحد.
تُقرأ ملفات PDF والصور وتُحفظ. وأنواع الصور المقبولة هي jpg وjpeg وjfif وpng وwebp وheic وbmp وtiff وavif. وتُقرأ ملفات البريد (.eml و.msg) والملفات النصية البسيطة (.txt و.csv و.json و.xml و.html و.md و.log) لنصها. أما الأرشيفات ورسومات CAD والصوت والفيديو فتُحفظ دون قراءة، وتأخذ اسماً بنمط عام. وملف PDF المحمي بكلمة مرور أو التالف يُحفظ كمستند عام باسم مأخوذ من الملف الأصلي لأنه لا يوجد ما يُقرأ.
ماذا تفعل الخزنة بالملف عند الرفع؟
قبل حفظ الملف يقلل InstantDrive حجمه حيث يمكن ذلك بأمان. ولا تُحفظ النسخة الأصلية بجانب النسخة المخفضة، فالملف المحفوظ هو الملف المعالَج.
وهناك نتيجة يجب معرفتها. يحتفظ اسم الملف بامتداد الملف الذي رفعته، فقد تُحفظ صورة هاتف رُفعت بامتداد .jpg كبيانات WebP تحت اسم ما زال ينتهي بـ .jpg. ونوع المحتوى المحفوظ هو WebP. وإذا احتجت إلى بايتات الصورة الأصلية بالضبط فاحتفظ بالأصل على الهاتف.
| المُدخل | ما يحدث | القيد |
|---|---|---|
| يُعاد تحسينه بواسطة PyMuPDF | لا يُعتمد إلا إذا كانت النتيجة أصغر من الأصل | |
| jpg وjpeg وpng وbmp وtiff وwebp | يُحوَّل إلى WebP بجودة 80 ويُصغَّر إذا زاد أطول ضلع على 2500 بكسل | لا يُعتمد إلا إذا كان WebP أصغر |
| heic وavif | يُحفظ كما رُفع دون تحويل | لا تخفيض في الحجم |
| كل ما سواها | يُحفظ كما رُفع | لا تخفيض في الحجم |
كيف يعمل كشف النسخ المكررة؟
يحسب InstantDrive بصمة SHA-256 لكل ملف مرفوع ويقارنها ببصمات المستندات القائمة في حساب الشركة نفسه. وعند رفع البايتات نفسها مرة أخرى لا تُحفظ نسخة ثانية، بل يعيد الرفع المستند الموجود ويضع عليه علامة نسخة مكررة.
المقارنة دقيقة. فمسحان ضوئيان للورقة نفسها ملفان مختلفان وسيُحفظان معاً، وملف PDF أُعيد حفظه من برنامج آخر تكون بصمته عادة مختلفة. والمستندات المحذوفة لا تُحتسب، فإعادة رفع ملف محذوف تنشئ سجلاً جديداً. وإذا انتهى ملفان مختلفان بالاسم المولَّد نفسه في المجلد نفسه فيبقى الاثنان ويأخذ الثاني رقماً مثل _1 قبل الامتداد.
كيف يعمل البحث في الخزنة؟
يبحث عن النص الذي تكتبه داخل أربعة حقول لكل مستند: اسم الملف واسم الجهة والمعرّف والتصنيف. ويطابق جزءاً من القيمة ولا يفرق بين الأحرف الكبيرة والصغيرة. فكتابة آخر أرقام الرقم الضريبي أو اسم مورد أو جزء من رقم رخصة تجد المستند لأن خطوة القراءة خزنت هذه القيم حقولاً.
لا يبحث في نص متن المستند. فكلمة ترد في وسط عقد فقط لن تُوجد ما لم تكن في أحد الحقول الأربعة. وتأتي النتائج 50 نتيجة في الطلب افتراضياً وبحد أقصى 200، الأحدث أولاً، ويمكن أيضاً التصفية بالتصنيف. ولهذا يهم اسم الملف، وتشرح صفحة التسمية كيف يُبنى الاسم ليسهل البحث والفرز.
كيف يعمل التنزيل وما رابط الـ15 دقيقة؟
في تطبيق الويب لا يمر التنزيل عبر خادم InstantDrive. ينشئ الخادم رابطاً موقعاً مسبقاً إلى الملف في تخزين Cloudflare R2 ويحمّل متصفحك مباشرة من التخزين. وصلاحية الرابط 900 ثانية أي 15 دقيقة، ثم يتوقف عن العمل وينشئ التطبيق رابطاً جديداً عند فتح المستند مرة أخرى. فلا يمكن استخدام رابط منسوخ لوقت طويل.
WebDAV استثناء. لا يتبع Windows روابط التوجيه إلى الروابط الموقعة مسبقاً بشكل موثوق، لذلك يمرر القرص المربوط بايتات الملف عبر خادم InstantDrive لطلبات GET وHEAD. وتسري قواعد تسجيل الدخول نفسها، لكن هذه الطريقة لا تستخدم رابط الـ15 دقيقة.
ماذا يحدث عند حذف مستند؟
الحذف حذف ناعم. يختفي المستند من الخزنة ومن البحث ومن القرص المربوط. لا توجد سلة محذوفات ولا زر استعادة، فلا يمكن إرجاع مستند محذوف من التطبيق. كما أن الملف المخزن لا يُزال من التخزين. ويُسجل الحذف في سجل التدقيق مع المستخدم والوقت.
عامل الحذف على أنه نهائي في العمل اليومي. وإذا حذف أحد مستنداً بالخطأ فالطريق الوحيد هو رفع الملف مرة أخرى. وإذا احتجت إلى سجل بما كان موجوداً فسجل التدقيق هو المكان، لكنه يسجل الإجراء ولا يحفظ الملف.
كيف يبدو الأسبوع الأول لشركة وهمية؟
شركة النور للتجارة ذ.م.م شركة وهمية في دبي لديها ثمانية موظفين. يوم الاثنين يرفع مدير المكتب الرخصة التجارية وعقد إيجاري وكشف الحساب البنكي من تطبيق الويب. تذهب إلى Admin Vault وCompany Expenses. وتُحوَّل النسخة الممسوحة من الرخصة إلى WebP فيقل حجمها، ويُحفظ رقم الرخصة وتاريخ الانتهاء كحقول.
يوم الثلاثاء يصور كل موظف هويته الإماراتية بالهاتف. تذهب إلى Employees Vault، بمجلد فرعي خاص لكل موظف مدخل مسبقاً في دليل الشركة ومجلد Pending لبقيتهم. يوم الأربعاء يحول كاتب المالية خمس فواتير موردين إلى عنوان الفواتير. يوم الخميس يرفع أحدهم عقد إيجاري مرة ثانية بالخطأ، فيتعرف InstantDrive على البايتات المطابقة ويعيد السجل الموجود. يوم الجمعة يبحث المدير عن آخر أرقام الرقم الضريبي لمورد فيحصل على الفواتير في قائمة واحدة.
ما الذي لا تفعله الخزنة؟
لا تحفظ إصدارات للمستند. ولا توجد سلة ولا استعادة. ولا تبحث في النص الكامل للمستندات. ولا تفرض مدد احتفاظ ولا حجوزات قانونية. ولا تزامن مجلداً محلياً في الخلفية ولا تستورد من Google Drive أو OneDrive أو SharePoint. ويمكن لـ InstantDrive مناقشة نقل ملفاتك معك عبر التواصل.
اختيار المجلدات والتصنيف تجريه البرمجيات وقد يكون خاطئاً، فراجع ما يصل إلى Employees Vault خاصة. كما أن المنتج لا يحدد موقع تخزين ملفاتك، فلا تفترض موقعاً بعينه.
كيف تبدأ باستخدام الخزنة؟
ابدأ بالمستندات التي تُطلب منك أكثر من غيرها: الرخصة التجارية وعقد الإيجار أو إيجاري وهويات الموظفين وفواتير الموردين لآخر ربع سنة. راجع اسم الملف والتصنيف والتواريخ التي استخرجها InstantDrive لكل مستند وصحح أي حقل خاطئ. ثم استخدم البحث للعثور على ثلاثة منها بمعرّف. وإذا كنت ستستخدم القرص المربوط فجرّب رفع ملف وتنزيل ملف أولاً. وتعرض صفحة الأسعار الخطط، والفترة التجريبية المجانية 30 يوماً.
احفظ هذه المستندات في مساحة واحدة
يحفظ InstantDrive رخصك وهوياتك الإماراتية وعقود الإيجار والفواتير، ويقرأ الأرقام والتواريخ، ويسمي كل ملف بنمط واحد.
افتح التطبيقالأسعار