كيف تعمل روابط التنزيل للضيوف وأداة 1-Prompt Edge Dispatcher؟
تتيح أداة 1-Prompt Edge Dispatcher للموظف أن يكتب تعليمة مثل "أرسل هوية أحمد إلى شركة التأمين". يختار InstantDrive المستندات والمستلم ويرسل رابط تنزيل للضيوف. يفتح الرابط جلسة تنزيل مدتها 15 دقيقة، ويستطيع الموظف إلغاءه، وهو للتنزيل فقط وليس لاستقبال ملفات مرفوعة.
ما هي أداة 1-Prompt Edge Dispatcher؟
هي شاشة جانبية تكتب فيها تعليمة واحدة بكلمات عادية فيجهز InstantDrive رسالة بريد بالمستندات المطابقة. من الطلبات المعتادة إرسال صفحات تأشيرة موظف إلى شركة تأمين، أو رخصة تجارية وعقد إيجار إلى شركة مندوبي معاملات، أو ملف ضريبة القيمة المضافة إلى مدقق.
لا تُرفق الأداة الملفات بالرسالة. بل ترسل رسالة تسرد المستندات وتحتوي رابط تنزيل للضيوف. يفتح المستلم الرابط ويرى المستندات وينزل كل واحد مباشرة من التخزين. وبذلك لا تبقى نسخ من وثائق الهوية في صناديق البريد، ويبقى لديك سجل بما أُرسل.
المطابقة روتين كلمات مفتاحية وتقييم نقاط، وليست محادثة مع نموذج ذكاء اصطناعي. فهي تبحث في جملتك عن أنواع المستندات وأسماء الجهات والأرقام التعريفية. ولهذا تهم خطوة المعاينة كما سيأتي.
كيف تختار الأداة المستندات والمستلمين؟
بالنسبة للمستندات، تتقدم دائماً قائمة المستندات المحددة صراحة. وبدونها تقيّم الأداة خزنتك. يكسب المستند نقاطاً إذا ذكرت جملتك جهته أو فئته مثل الهوية الإماراتية أو الجواز أو التأشيرة أو الرخصة التجارية أو إيجاري أو فاتورة ضريبية أو إقرار ضريبة القيمة المضافة أو كشف حساب بنكي، أو رقمه التعريفي، وإذا وردت كلمات من جملتك في اسم الملف. وتنخفض مرتبة المستندات المنتهية ما لم تطلبها. وعادة تُستخدم أفضل خمس نتائج، وحتى 25 إذا قلت في جملتك all أو bundle أو pack أو dossier. وإذا لم يحصل شيء على نقاط جيدة فالاحتياط هو أحدث ثلاثة مستندات، لذلك اقرأ القائمة دائماً.
بالنسبة للمستلمين، تبحث الأداة عن شريك من دليلك ورد اسمه في الجملة، وتستخدم بريده الأساسي وتضيف عناوين النسخة المخزنة، وتعامل أي عنوان بريد مكتوب في الجملة على أنه المستلم أو نسخة إضافية. وإذا لم تجد مستلماً أبداً فإنها تعود إلى عنوان افتراضي من الدليل التجريبي. سمِّ المستلم دائماً أو اخترْه صراحة.
ما هو دليل الشركاء؟
يخزن دليل الشركاء الجهات التي ترسل إليها مستندات باستمرار: شركات التأمين والبنوك ومندوبو المعاملات ومدققو الضرائب والمديرون. لكل مدخل فئة واسم ورمز مختصر يمكنك كتابته في الجملة وبريد أساسي وعناوين نسخة اختيارية ومرجع حساب أو وثيقة وشخص اتصال ورقم هاتف.
تبدأ الشركة الجديدة بخمسة مدخلات تجريبية تشمل شركة تأمين وبنكاً وشركة مندوبين وجهة رسمية ومديراً تنفيذياً، بعناوين مؤقتة. استبدلها أو احذفها وأضف شركاءك الفعليين قبل إرسال أي شيء. وعندها تملأ كتابة رمز الشريك أو اسمه في الجملة المستلم والنسخ وملاحظة مقترحة.
| حقل الدليل | يُستخدم في |
|---|---|
| الاسم والرمز | مطابقة الشريك عند كتابته في الجملة |
| البريد الأساسي | مستلم الرسالة |
| عناوين النسخة | تُضاف تلقائياً كمستلمين بنسخة |
| مرجع الحساب | يُذكر في الملاحظة المقترحة مثل رقم وثيقة أو رخصة |
| الفئة | تجميع القائمة: تأمين وبنوك ومندوبو معاملات ومدقق ضرائب ومدير |
ماذا يفعل رابط التنزيل للضيوف؟
يتيح رابط التنزيل للضيوف لشخص ليس لديه حساب في InstantDrive أن ينزل مجموعة محددة من المستندات. ينشئ كل إرسال جلسة ضيف برمز عشوائي وعنوان بريد المستلم وقائمة معرفات المستندات. ويحمل الرابط في الرسالة هذا الرمز.
تبدأ الساعة عندما يفتح المستلم الرابط لأول مرة. ومن تلك اللحظة تدوم الجلسة 15 دقيقة. وفتح الرابط مرة أخرى خلال الـ 15 دقيقة ممكن ولا يمدد الوقت. وبعد 15 دقيقة تعرض الصفحة أن الجلسة انتهت، وعلى المرسل إرسال رسالة جديدة. كما يُخزن سجل الجلسة بتاريخ صلاحية يصل إلى 7 أيام بعد الإرسال. لا تعتمد على هذا التاريخ كوسيلة تحكم. استخدم الإلغاء عندما لا تريد أن يعمل رابط.
كل تنزيل هو تحويل إلى عنوان Cloudflare R2 موقّع مسبقاً صالح 15 دقيقة، فيأتي الملف من التخزين وليس عبر خادم InstantDrive. وكل فتح يحدّث عدّاد الوصول والوقت وعنوان الزائر في الجلسة.
| التوقيت | القيمة |
|---|---|
| مدة الجلسة بعد أول فتح | 15 دقيقة |
| الفتح المتكرر | مسموح خلال الـ 15 دقيقة دون تمديد |
| صلاحية سجل الرابط | مخزنة حتى 7 أيام من الإرسال |
| العنوان الموقع للملف | 15 دقيقة |
| الإلغاء | يستطيع الموظف الإلغاء في أي وقت ويتوقف الرابط فوراً |
ماذا يرى المستلم؟
يصل المستلم أولاً بريد من InstantDrive يذكر حساب المرسل ويسرد المستندات ويعرض زراً للبوابة. عنوان المرسل على الرسالة هو المضبوط للبريد الصادر على الخادم، ويظهر حساب المرسل الذي اخترته في نص الرسالة. وتسرد الرسالة أول خمسة مستندات عندما تكون الحزمة كبيرة وتعد الباقي.
وفي صفحة الضيف يرى عنوان بريده وسياسة الجلسة الواحدة لمدة 15 دقيقة وصفاً لكل مستند باسمه وفئته وحجمه وزر تنزيل. يتحول الزر إلى Downloaded بعد النقر. وإذا أُلغي الرابط أو انتهى الوقت تعرض الصفحة رسالة انتهاء الوصول دون أي مستند.
لماذا رابط الضيف للتنزيل وليس للرفع؟
يمنح رابط الضيف وصولاً إلى المستندات التي اخترت إرسالها فقط. وليس في صفحة الضيف عنصر رفع، ولا يتيح أي جزء من التطبيق لشخص من الخارج أن يضع ملفات في خزنتك عبر رابط. لا يقدم InstantDrive بوابات رفع للعملاء أو غرف بيانات. وإذا احتاج عميل أن يرسل إليك ملفات فاطلب منه مراسلة عناوين الصناديق الموصوفة في صفحة صناديق البريد المخصصة، أو ارفع الملفات بنفسك.
الشاشات التي تبدو كبوابات أو غرف بيانات داخل التطبيق شاشات نموذجية وليست ميزات تعمل.
متى يُرسل البريد فعلاً؟
يُرسل البريد عبر Brevo، بـ SMTP أو بواجهة Brevo البرمجية، فقط عندما تتوفر للخادم بيانات اعتماد لذلك. وبدونها تعمل الأداة في وضع المحاكاة: تبني رابط الضيف وتكتب السجل وتعرض النجاح، لكن لا تخرج رسالة من النظام. وتذكر الاستجابة وسجل التدقيق وضع التسليم، وقد يظهر السجل حالة delivered حتى في المحاكاة. وإذا قال مستلم إن شيئاً لم يصل فتأكد مع InstantDrive من ضبط البريد الصادر.
ويعود الخادم كذلك إلى المحاكاة إذا فشل إرسال حي، فقد تغيب رسالة متوقعة دون خطأ على الشاشة. وفي الأمور العاجلة تأكد من الاستلام مع المستلم.
ما الضوابط والسجلات المرافقة لكل إرسال؟
قبل الإرسال تعرض معاينة التحليل المستلم المطابق والنسخ والمستندات والحجم الإجمالي وأي مستندات منتهية. المستند المنتهي يثير تحذيراً ولا يمنع الإرسال. ولا يجوز أن يتجاوز الحجم الإجمالي للحزمة 100 ميغابايت وإلا رُفض الإرسال. ويمكن أن يتضمن الطلب مفتاح تكرار حتى يعيد تكرار الطلب نفسه النتيجة السابقة بدل الإرسال مرتين.
يسجل كل إرسال المستلم والنسخ والموضوع ونص التعليمة وأسماء المستندات ورابط الضيف وتجزئة SHA-256 للقائمة. وعندما يفتح المستلم الرابط يُعلَّم السجل بأنه فُتح. ويستطيع الموظف سرد جلسات الضيوف الأخيرة وإلغاء رمز. والإلغاء يؤثر في ذلك الرابط وحده.
| الضابط | السلوك |
|---|---|
| المعاينة | تعرض المستلم والنسخ والمستندات المطابقة وتحذيرات الانتهاء قبل الإرسال |
| المستندات المنتهية | يُحذَّر منها ولا تُمنع |
| حد الحجم | يُرفض ما يزيد على 100 ميغابايت إجمالاً |
| الحماية من التكرار | مفتاح تكرار اختياري |
| الإلغاء | إجراء للموظف يوقف رابطاً واحداً فوراً |
كيف يبدو مثال عملي؟
شركة مختلقة هي Oasis Logistics FZ LLC عينت سائقاً جديداً اسمه Karim Haddad، وتحتاج منسقة الموارد البشرية إلى إضافته إلى وثيقة التأمين الصحي للشركة. تكتب: send Karim Haddad emirates id and visa to the insurer. تعرض المعاينة مدخل شركة التأمين من دليلها ومستندين مطابقين ولا تحذيرات انتهاء. تراجع القائمة، وتستبدل المستلم بالعنوان الحقيقي لشركة التأمين الذي حفظته، وترسل.
تتلقى موظفة الاكتتاب في شركة التأمين رسالة فيها اسما الملفين وزر. تفتحها الساعة 10:00 وترى المستندين وتنزلهما. وفي 10:15 تنتهي الجلسة. وفي 10:20 تكتشف منسقة الموارد البشرية أن نسخة التأشيرة المرفقة خاطئة، فتفتح قائمة جلسات الضيوف وتلغي الرمز وترسل حزمة مصححة. ويعرض السجل الإرسال الأول مفتوحاً والثاني جديداً.
ما الذي لا تفعله الأداة؟
لا ترفق ملفات ولا تنشئ ملف ZIP للمستلم ولا تجعله يوقع على شيء. ولا تستقبل ملفات مرفوعة من أشخاص خارجيين. ولا تتحقق من أن المستلم هو الشخص الصحيح، فعنوان خاطئ يرسل رابطاً يعمل إلى الشخص الخطأ مدة جلسة واحدة. ولا تضمن التسليم ولا تضمن اختيار المستندات الصحيحة. اقرأ المعاينة في كل مرة.
الخطوة التالية هي استبدال الشركاء التجريبيين بشركاء فعليين، والتواصل مع InstantDrive للتأكد من ضبط البريد الصادر، وإرسال حزمة اختبارية إلى عنوانك.
احفظ هذه المستندات في مساحة واحدة
يحفظ InstantDrive رخصك وهوياتك الإماراتية وعقود الإيجار والفواتير، ويقرأ الأرقام والتواريخ، ويسمي كل ملف بنمط واحد.
افتح التطبيقالأسعار