كيف يعمل صندوقا bills@ وexpenses@؟
تحصل كل شركة في InstantDrive على عنوانين على نطاقها: bills@ لفواتير الموردين وexpenses@ لإيصالات الموظفين. يُوجَّه البريد عبر Cloudflare إلى InstantDrive، ويُقرأ كل مرفق ويُسمى ويُحفظ كما لو رُفع يدوياً. ويجب أولاً توجيه بريد نطاق الشركة، لذلك تواصل مع InstantDrive لإتمام الإعداد.
ما هي صناديق البريد المخصصة؟
صناديق البريد المخصصة Dedicated Inboxes هي الشاشة الجانبية التي تعرض البريد الوارد الذي يعالجه InstantDrive. عند تسجيل الشركة يُسجَّل عنوانان على نطاق بريدها: bills@ متبوعاً بالنطاق لفواتير الموردين، وexpenses@ متبوعاً بالنطاق لإيصالات الموظفين ومطالباتهم. فلشركة نطاقها examplecorp.ae يكون العنوانان [email protected] و[email protected].
الفكرة ألا تبقى الفواتير والإيصالات في صناديق بريد شخصية. يُطلب من المورد إرسال فواتيره إلى bills@، ويحوّل الموظف إيصال تاكسي أو فندق إلى expenses@، فيصل المرفق إلى الخزنة دون أن ينزله أحد ويعيد رفعه.
تُعرَّف الشركة في InstantDrive بنطاق بريدها. فأول شخص يسجل على نطاق يصبح مسؤولاً، وتُبنى عناوين الصناديق من هذا النطاق.
كيف تنتقل الرسالة من المرسل إلى خزنتك؟
للمسار خمس مراحل، والأوليان تجريان خارج كود InstantDrive. يصل البريد الموجه إلى العنوان إلى Cloudflare Email Routing. ثم يستقبل Cloudflare Worker الرسالة ويرسل نصها الخام إلى webhook في InstantDrive. يتحقق الـ webhook من سر مشترك، ويحدد الشركة من عنوان المستلم، ويسلم الرسالة إلى مهمة في الخلفية. وتشغل المهمة خط القراءة والحفظ نفسه المستخدم في الرفع.
تجري القراءة في المهمة وليس في طلب الويب، فلا يبطئ تدفق رسائل كثيرة التطبيق. وإذا لم يتوفر طابور المهام نُفذ العمل نفسه داخل الطلب.
| الخطوة | ما الذي يحدث | أين |
|---|---|---|
| 1 | تصل الرسالة إلى bills@ أو expenses@ على نطاقك | Cloudflare Email Routing |
| 2 | يمرر Worker الرسالة الخام مع مرسل المغلف ومستلمه إلى InstantDrive | Cloudflare Worker |
| 3 | يرفض الـ webhook الطلب ما لم يطابق السر المشترك، ثم يحدد الشركة من نطاق المستلم | خادم InstantDrive |
| 4 | توضع الرسالة في الطابور ويجيب الـ webhook فوراً بأنها قُبلت | خادم InstantDrive |
| 5 | تقرأ مهمة الخلفية كل مرفق وتسميه وتحفظه وتكتب سجلاً في الصندوق | عامل InstantDrive |
ماذا يحدث للمرفقات؟
يُعامل كل مرفق على الرسالة كأنه ملف مرفوع. يحسب النظام تجزئة SHA-256 لكشف التكرار داخل شركتك، ويقرأ النص، ويشغل محرك الأنماط، ولا يستخدم الخيار البصري الاحتياطي إلا إذا قلت ثقة التعرف عن 90 بالمئة. وهذا الخيار يرسل الصورة إلى Google Gemini. ثم يُضغط الملف ويُعاد تسميته بالنمط Prefix_Entity_Identifier_Exp أو التاريخ، ويُخزن في Cloudflare R2.
تتوقف وجهة الملف على الصندوق. فمرفقات bills@ تذهب إلى خزنة الموردين. أما expenses@ فيحدد التصنيف المعتاد الخزنة، فيصل الإيصال عادة إلى المصروفات. وإذا طابق عنوان المرسل سجل موظف حُفظ الملف في مجلد هذا الموظف وارتبط بمطالبة مصروفات. أما وثيقة الهوية مثل الهوية الإماراتية المرسلة إلى expenses@ فتوضع في منطقة الموظفين تحت مجلد معلق إلى أن تحدد الموظف.
وبالنسبة لمستندات الموردين يحاول النظام أيضاً مطابقة مورد، أولاً بعنوان المرسل ثم بنطاقه ثم بالرقم الضريبي ثم بالاسم. ثم ينشئ سجل فاتورة مورد ينتظر المطابقة في Vendor Hub & Accounts Payable. وقد يُنشأ سجل مورد إن لم يوجد تطابق، لذلك راجع الموردين الجدد بعد أول رسالة من أي مورد.
ماذا يعرض سجل الصندوق؟
تنتج كل رسالة معالجة مدخلاً واحداً في السجل فيه المرسل والمستلم والموضوع ونص الرسالة وعدد المرفقات واسم الجهة المطابقة. يرتبط المدخل بالمستند المحفوظ ويقدم رابط تنزيل تنتهي صلاحيته بعد 15 دقيقة. وإذا كان للرسالة عدة مرفقات فإن كل مرفق يُحفظ، لكن مدخل السجل يرتبط بآخرها.
في القائمة يمكنك البحث والتصفية بنوع الصندوق وربط مرسل بسجل مورد أو موظف. وربط المرسل يعني أن الرسائل اللاحقة من هذا العنوان تُطابَق مع ذلك المورد أو الموظف مباشرة.
ما الذي يُتجاهل؟
بعض الرسائل لا ينتج عنها مستند محفوظ، وبعضها لا ينتج عنه شيء. يبين الجدول الحالات.
يمكن لأي شخص يعرف العنوان أن يرسل إليه. اعتبر الصندوق نقطة استلام، وتحقق من الموردين الجدد والمبالغ قبل اعتماد الدفعات.
| الحالة | النتيجة |
|---|---|
| نطاق المستلم لا يعود لشركة مسجلة | في بيئة الإنتاج تُقبل الرسالة وتُتجاهل مع ملاحظة في سجل الخادم فقط |
| رسالة بلا مرفق | يُنشأ مدخل في السجل بالموضوع والنص ولا يُحفظ مستند |
| نص الرسالة أو HTML | يُخزن النص العادي في مدخل السجل ولا يُحفظ كمستند |
| طلب webhook بلا السر الصحيح | يُرفض بخطأ تفويض ولا يُخزن شيء |
| مرفق مطابق لملف موجود في شركتك | يُكشف بالتجزئة ولا يُخزن مرتين |
ماذا يحدث عند فشل المعالجة؟
هناك طبقتان. عند الحافة، إذا لم يقبل InstantDrive طلب الـ webhook، يرفض Worker الرسالة برسالة فشل مؤقت، فيرى خادم البريد المرسل خطأً ويمكنه إعادة المحاولة لاحقاً بحسب قواعده. وداخل InstantDrive تُعاد المهمة الفاشلة بفواصل متزايدة تبدأ بـ 15 ثانية وتتضاعف كل مرة، حتى أربع إعادات.
وبعد استنفاد الإعادات تنتقل المهمة إلى طابور الرسائل الميتة ويصل بريد تنبيه إلى مشغل InstantDrive وليس إليك. ويمكن لموظف إعادة تشغيل المهمة بعد إصلاح السبب. ولا يُكتب مدخل السجل إلا بعد نجاح الحفظ، فلا تظهر الرسالة الفاشلة في قائمتك. وإذا غابت فاتورة متوقعة فاطلب من المرسل تأكيد الإرسال وتواصل مع InstantDrive.
ما الإعداد الذي يحتاجه نطاق الشركة؟
هذا هو التنبيه الذي يجب قراءته قبل الاعتماد على الصناديق. العنوانان موجودان في InstantDrive بمجرد التسجيل، لكن البريد لا يصل إليهما إلا إذا وُجِّه بريد هذين العنوانين على نطاقك إلى Cloudflare Worker الذي يرسل إلى InstantDrive. وهذا تغيير في DNS وتوجيه البريد على نطاقك، وليس شيئاً يفعله التطبيق بنقرة زر.
تواصل مع InstantDrive لإعداد الخدمة عبر [email protected] قبل أن تطلب من الموردين استخدام العنوان. وإلى أن يتم التوجيه، يذهب البريد المرسل إلى bills@ على نطاقك إلى الجهة التي يذهب إليها بريد نطاقك حالياً. وفي شاشة الصناديق تبويب محاكاة يرسل رسالة اختبار إلى الخط مباشرة، ليتيح لك رؤية نتيجة الحفظ دون أي تغيير في DNS.
كيف يبدو مثال عملي؟
شركة مختلقة هي Desert Harvest Foods LLC تستخدم النطاق desertharvest.ae. بعد إعداد التوجيه يرسل مورد اسمه Gulf Cold Chain فاتورة PDF إلى [email protected]. وتحول موظفة اسمها هناء صورة إيصال وقود إلى [email protected] من عنوانها في العمل.
يفتح المدير المالي شاشة الصناديق فيرى ثلاثة مدخلات، ويفتح الفاتورة، ويقارن المبلغ المستخرج بملف PDF، ويربط المرسل بسجل المورد لتُطابَق الفاتورة التالية دون مراجعة.
| الرسالة | المستلم | ما يفعله InstantDrive |
|---|---|---|
| فاتورة PDF من Gulf Cold Chain | [email protected] | يقرأ المورد والرقم الضريبي والمبلغ وVAT، ويحفظ الملف في خزنة الموردين، وينشئ فاتورة مورد بانتظار المطابقة |
| صورة إيصال وقود من هناء | [email protected] | يحول الصورة إلى WebP، ويحفظها تحت هناء في منطقة الموظفين، ويربطها بمطالبة مصروفات |
| رسالة نصية فقط من مرسل جديد | [email protected] | يكتب مدخلاً في السجل ولا يحفظ شيئاً |
ما حدود الصناديق؟
تتوقف دقة القراءة على المستند. فقد تُقرأ صورة هاتف رديئة خطأً، لذلك راجع المبالغ والتواريخ في كل ما يستند إليه دفع. ولا يقرأ الصندوق نص الرسالة على أنه فاتورة. المرفقات فقط هي التي تُحفظ.
الموصوف هنا عنوانان لكل نطاق فقط. وعلى الشركة ذات النطاقات المتعددة أن تسأل InstantDrive عن كيفية التوجيه. ويتوقف نجاح التسليم كذلك على إعداد بريدك، إذ لا يرى InstantDrive إلا ما يمرره Cloudflare.
ما الذي لا تفعله الصناديق؟
لا تدفع الفواتير، فلا يوجد ربط بنكي، وتسجيل دفعة في مكتب المالية لا يحرك مالاً. ولا تتحقق من أن المرسل هو من يدعي. وهي ليست صندوق بريد عاماً، فلا تُخزن الردود والمحادثات والبريد المرسل.
ولا تُعد نفسها على نطاقك. الخطوة التالية هي التواصل مع InstantDrive والاتفاق على التوجيه، ثم إرسال فاتورة تجريبية لنفسك والتأكد من ظهورها في الخزنة.
احفظ هذه المستندات في مساحة واحدة
يحفظ InstantDrive رخصك وهوياتك الإماراتية وعقود الإيجار والفواتير، ويقرأ الأرقام والتواريخ، ويسمي كل ملف بنمط واحد.
افتح التطبيقالأسعار