كيف تُعدّ تتبع الانتهاء في InstantDrive؟
يتتبع Expiry Radar تاريخ الانتهاء المخزّن في كل مستند ويعرض سلّم حالات من منتهٍ إلى أكثر من 30 يوماً. وينشئ فحص تشغّله أنت مهاماً للمستندات المنتهية أو القريبة من الانتهاء. لا يرسل InstantDrive رسائل تذكير مجدولة، فراجع الرادار بروتين ثابت.
ماذا يتتبع Expiry Radar؟
يعرض Expiry Radar كل مستند نشط له تاريخ انتهاء مرتباً بهذا التاريخ. ويجمع المستندات تحت ست جهات بحسب الفئة: DED للرخص التجارية، وICP للهوية الإماراتية وجوازات السفر والتأشيرات، وMOHRE للمستندات العمالية، وRERA لإيجاري وعقود الإيجار، وCBUAE للمستندات البنكية، وFTA لأوراق الضريبة. والمستند الذي لا تطابق فئته أياً من هذه يُجمع تحت DED.
المستند الذي لا تاريخ انتهاء له لا يظهر. لذلك فإدخال التاريخ هو المهمة الأولى.
كيف تدخل تواريخ الانتهاء في المستندات؟
هناك طريقتان. يجد محرك القراءة تاريخ الانتهاء في كثير من المستندات الإماراتية عند رفعها، فينتهي اسم الملف بـ Exp والتاريخ. ويمكنك أيضاً كتابة التاريخ بنفسك.
الخطوة 1: افتح المستند في الخزنة واختر تبويب Edit Metadata.
الخطوة 2: راجع Document Category. تحدد الفئة الجهة التي يُجمع تحتها المستند.
الخطوة 3: أدخل التاريخ في حقل Expiry Date واحفظ.
الخطوة 4: كرر ذلك للمستندات التي كان تاريخها ناقصاً أو خاطئاً. ثم افتح Expiry Radar للتأكد من ظهورها.
كيف تقرأ سلّم الحالات؟
تحصل كل وثيقة على حالة بحسب عدد الأيام المتبقية اليوم.
يعد الملخص في الأعلى المستندات في كل شريحة. استخدم مرشحات الجهة والإلحاح ومربع البحث لتضييق القائمة.
| الحالة | الأيام المتبقية | ما تفعله |
|---|---|---|
| Expired | أقل من صفر | جدّد الآن وسجّل التاريخ الجديد |
| Critical | من 0 إلى 7 | ابدأ التجديد أو أنهِه هذا الأسبوع |
| Urgent | من 8 إلى 15 | اجمع مستندات التجديد |
| Approaching | من 16 إلى 30 | خطط للتجديد وللميزانية |
| أكثر من 30 يوماً | أكثر من 30 | لا إجراء |
ما الغرامة التقديرية؟
للمستندات المنتهية يعرض الرادار غرامة تقديرية بالدرهم. تُحسب من معدلات مخزّنة في كود InstantDrive لكل جهة، بحسب عدد الأيام أو الأشهر المتأخرة. هذه تقديرات فقط وليست أرقاماً رسمية. تحقق من المبلغ لدى الجهة المصدرة قبل أن تبني عليه خطتك.
المستند الذي لا تطابق فئته جهة ما يُقدَّر بمعدلات DED، فتعامل بحذر أكبر مع التقدير في الفئات غير المعتادة.
كيف تشغّل الفحص؟
الخطوة 1: افتح Expiry Radar & Compliance من الشريط الجانبي.
الخطوة 2: اختر Run Compliance Sweep. يعرض الزر Sweeping أثناء العمل.
الخطوة 3: اقرأ رسالة التأكيد. تذكر عدد السجلات التي فُحصت وعدد المهام التي أُنشئت.
الخطوة 4: افتح Company Tasks لترى العناصر الجديدة. تبدأ عناوينها بـ Statutory Action وتذكر الجهة والكيان. وتاريخ الاستحقاق هو تاريخ انتهاء المستند.
ينشئ الفحص مهمة للمستندات المنتهية أو في حالة Critical أو Urgent. أما المستندات في شريحة Approaching فلا مهمة لها. والمستند الذي له مهمة مفتوحة يُتجاوز، فتشغيل الفحص مرة أخرى لا ينشئ مهاماً مكررة. وتأخذ المنتهية وCritical أولوية urgent، وتأخذ Urgent أولوية high.
مثال افتراضي
ترفع شركة Marina Freight Services LLC، وهي شركة افتراضية، رخصتها التجارية وعشر هويات إماراتية وعقد إيجار. تظهر هوية أحد السائقين بحالة Urgent بعد 12 يوماً، ويظهر عقد الإيجار بحالة Approaching بعد 25 يوماً. تشغّل المديرة المالية الفحص فينشئ مهمة للسائق ولا ينشئ مهمة لعقد الإيجار. وتضيف هي تذكيراً في تقويمها للعقد.
ما روتين المراجعة الأسبوعي المناسب؟
لأن شيئاً لا يعمل تلقائياً، اجعل الفحص عادة ثابتة. اختر يوماً واحداً في الأسبوع وشخصاً واحداً.
الخطوة 1: افتح Expiry Radar & Compliance وشغّل الفحص.
الخطوة 2: اقرأ صفوف Expired وCritical أولاً وعيّن مسؤولاً في Company Tasks.
الخطوة 3: راجع شريحة Approaching وضع تذكيراتك الخاصة لهذه العناصر.
الخطوة 4: راجع مرفوعات الأسبوع الماضي بحثاً عن مستندات بلا تاريخ انتهاء وأضفه في Edit Metadata.
الخطوة 5: بعد التجديد ارفع المستند الجديد بتاريخ انتهائه الجديد. ولا تحذف القديم إلا بعد تخزين الجديد وفحصه.
ما الذي لا يفعله تتبع الانتهاء؟
لا يرسل رسائل بريد أو نصية أو إشعارات مجدولة إلى أحد. ولا يعمل شيء تلقائياً بمؤقت، ولا يعمل الفحص إلا عندما يختاره مستخدم. ولا يطابق التواريخ مع السجلات الحكومية، ولا يجدد شيئاً، ولا يقدّم أي ملف إلى جهة. تعتمد الحالة كلياً على التواريخ المخزّنة في مستنداتك، فالتاريخ الخاطئ يعطي حالة خاطئة.
للمساعدة في إعداد أول روتين لك راسل [email protected].
احفظ هذه المستندات في مساحة واحدة
يحفظ InstantDrive رخصك وهوياتك الإماراتية وعقود الإيجار والفواتير، ويقرأ الأرقام والتواريخ، ويسمي كل ملف بنمط واحد.
افتح التطبيقالأسعار