كيف تعمل مطالبات مصروفات الموظفين في InstantDrive؟
يمسح الموظف إيصالا أو يرفعه، فتقرؤه InstantDrive وتنشئ مطالبة، ثم يوافق المدير فيُسجَّل قيد محاسبي. المطالبات بعملة أجنبية تنتظر كشف البطاقة. تحمل كل مطالبة علامات الخصم الضريبي والضريبة المستردة وتاريخ احتفاظ. لا تُدفع أي مبالغ عبر بنك.
ما هي مطالبة المصروفات في InstantDrive؟
مطالبة المصروفات سجل في قاعدة البيانات يُنشأ من إيصال واحد. يربط ملف الإيصال في الخزنة بموظف وتاجر وتاريخ ومبلغ وعملة وفئة محاسبية وحالة. تعيش المطالبات في قسم الموظفين (الموارد البشرية ومصروفات الذمم) في التطبيق، وفي تطبيق الجوال القابل للتثبيت (PWA) شاشة للإيصالات وشاشة لموافقات المدير.
غاية الميزة واحدة، وهي إيصال المستند من هاتف الموظف إلى الدفاتر مع إرفاق الدليل وضبط العلامات الضريبية. لا تدفع الميزة لأحد. تسجيل السداد يكتب قيدا محاسبيا، والتحويل نفسه يتم في بنكك.
كيف يقدّم الموظف إيصالا؟
هناك ثلاثة طرق. يمسح الموظف الإيصال بكاميرا الهاتف، أو يرفع صورة أو ملف PDF، أو يرسله بالبريد إلى عنوان المصروفات الخاص بالشركة إذا وجّهت الشركة بريد نطاقها إلى InstantDrive. وجود هذا التوجيه يتوقف على إعداد بريد كل شركة.
يقرأ مسار المسح الصورة بالتعرف المحلي على النص ومحرك الأنماط. يستخرج التاجر والإجمالي والضريبة والعملة والتاريخ والرقم الضريبي للمورد إن طُبع، ويطابق قائمة تجار إماراتيين معروفين مثل تطبيقات سيارات الأجرة ومحطات الوقود والفنادق وشركات الطيران مع فئة محاسبية. أما مسار الرفع فيقبل أيضا قيما يكتبها الموظف. يحفظ المساران الملف تحت مجلد الموظف في الخزنة باسم تلقائي وينشئان المطالبة. وينطبق حد الرفع البالغ 100 ميغابايت.
إذا تعذرت قراءة سطر الضريبة قدّرها النظام بالإجمالي مضروبا في 5 ومقسوما على 105. أما قيمة الثقة المعروضة بعد المسح فهي قيمة ثابتة، لذلك اقرأ الحقول المستخرجة قبل الاعتماد عليها.
ماذا تفحص InstantDrive في الإيصال؟
يفحص فحص «ليس إيصالا» النص واسم الملف. الصورة التي فيها نص مقروء ضئيل جدا ولا ألفاظ مالية، أو الملف الذي يشبه اسمه صورة شخصية، يُعلَّم. تُنشأ المطالبة المعلَّمة بحالة REJECTED مع سبب، ولا يستطيع المدير الموافقة عليها حتى يحل محلها إيصال مفصّل صحيح.
الفحص تقديري. قد يُعلَّم إيصال سليم رديء الطباعة، وقد تمر صورة لشيء آخر فيها كلمات مثل total أو invoice. على المديرين أن ينظروا إلى الصورة مع ذلك.
كيف تعمل المطالبات بعملة أجنبية وكشوف البطاقات؟
إذا لم تكن عملة الإيصال الدرهم بدأت المطالبة بحالة AWAITING_STATEMENT. يكون مبلغ الدرهم مؤقتا، يُحسب بأسعار ثابتة هي 3.6725 للدولار و4.00 لليورو و4.70 للجنيه الإسترليني، ويبقى المبلغ المسوّى صفرا. هذه الأسعار مضمّنة في الشيفرة وليست أسعار السوق.
ولتسوية المطالبة يرفق الموظف أو المالية كشف البطاقة كمستند في الخزنة ويكتب الدراهم المحتسبة فعليا. يخزّن النظام هذا الرقم كمبلغ مسوّى ويربط الكشف وينقل المطالبة إلى AUDITED. لا يُقرأ الكشف تلقائيا. المبلغ هو الرقم الذي يكتبه شخص.
يُفترض أن ترفض خطوة الموافقة مطالبة أجنبية بلا كشف وبلا مبلغ مسوّى. لكن مسار المسح يكتب مبلغ الإيصال في حقل المبلغ المسوّى لحظة المسح، وهذا يحقق ذلك الشرط. عمليا، اعتبر الكشف قاعدة يفرضها فريقك ولا تعتمد على النظام لمنع مطالبة أجنبية غير موثّقة.
كيف تُحسب علامات الخصم الضريبي واسترداد الضريبة؟
تحمل كل مطالبة نسبة خصم وعلامة استرداد الضريبة. يضبطها محرك الأنماط من نص الإيصال والتاجر واسم الملف بالبحث عن كلمات الفئات بترتيب ثابت. معظم الفئات تأخذ نسبة 1.00 مع ضريبة قابلة للاسترداد. أما ضيافة العملاء والمطاعم، المطابقة بكلمات مثل restaurant وdinner وlunch وcafe وcoffee وبأسماء أماكن معروفة، فتأخذ نسبة 0.50 وضريبة غير قابلة للاسترداد. القاعدة المضمّنة تتبع المعالجة الشائعة لضيافة الأعمال، فتأكد منها في إرشادات الهيئة الاتحادية للضرائب الحالية ومع مستشارك.
تنبيهان. تُختبر كلمات المطاعم قبل كلمات وجبات الموظفين، فيُصنَّف إيصال يذكر الغداء ضيافة عملاء حتى لو كان الغداء داخليا. تحقق من الفئة في كل إيصال طعام. والثاني أن العلامات تُخزَّن وتظهر على المطالبة لكنها لا تغيّر القيد الذي يسجل المبلغ كاملا، ولا تغذي مطالبات الموظفين شاشة VAT 201 التي تقرأ فواتير الموردين. تطبّق المالية العلامات عند إعداد الاحتسابات الضريبية.
| الفئة (الرمز) | تُطابَق بـ | نسبة الخصم | الضريبة قابلة للاسترداد |
|---|---|---|---|
| الطيران (7520) والفنادق (7525) | كلمات شركات الطيران أو الرحلات أو الفنادق أو الإقامة | 1.00 | نعم |
| ضيافة العملاء (7530) | مطعم وعشاء وغداء ومقهى وقهوة وأماكن معروفة | 0.50 | لا |
| النقل المحلي (7540) | سيارات الأجرة وتطبيقات النقل والمترو والرسوم وسالك | 1.00 | نعم |
| البرمجيات (7010) والاتصالات والتدريب والرسوم الحكومية | كلمات SaaS والاشتراك والاتصالات والدورات وتسهيل | 1.00 | نعم |
| أي شيء آخر (7040) | لم تُوجد كلمة مفتاحية | 1.00 | نعم |
ما هو تاريخ الاحتفاظ؟
تخزّن كل مطالبة تاريخ احتفاظ يساوي تاريخ المصروف زائد 2,557 يوما، أي سبع سنوات شاملة يومين كبيسين. وتُضبط علامة قفل على القيمة true. التاريخ حقل مخزّن لسجلاتك وللتصفية. لا يوجد في الشيفرة ما يمنع الحذف أو يمحو ملفا عند حلول التاريخ، والحذف في الخزنة حذف ناعم.
لا يذكر المنتج مدة احتفاظ قانونية. اسأل مستشارك الضريبي عن المدة التي يجب أن تحتفظ بها شركتك بسجلات المصروفات، واستخدم التاريخ المخزّن كتذكير وليس كدليل على ما يشترطه القانون.
كيف يوافق المدراء وماذا تسجل الموافقات؟
على الويب يتحقق إجراء الموافقة من أن المطالبة غير معلَّمة كغير إيصال، ثم يضبط الحالة APPROVED ويسجل الموافق والوقت. ويسجل قيدا متوازنا يدين حساب مصروف فئة المطالبة بالمبلغ المسوّى ويدائن الحساب 20200 التزامات سداد الموظفين. ثم يتطلب إجراء الدفع مطالبة موافقا عليها ويمنع دفع أكثر من الرصيد ويسجل قيدا ثانيا يدين 20200 ويدائن حساب البنك 10200. ويكتب سجل صرف برقم مثل DISB-2026-00001 مع وسم الطريقة ومرجعك.
تضم قائمة طرق الدفع التحويل البنكي ورواتب WPS والنثرية وبطاقة الشركة. هذه وسوم فقط. لا يُرسل شيء إلى بنك أو إلى نظام رواتب. ولا يفصل أي فحص دور بين المدير ومستخدم آخر مسجّل الدخول في الشركة في هذه النقاط، لذلك احصر الوصول إلى التطبيق بمن يحق لهم الموافقة.
ماذا يفعل المدير من شاشة الموافقات في الجوال؟
تقدم شاشات الإدارة في الجوال الموافقة والرفض وموافقة الكل والدفع بنقرة واحدة. هي أسرع من شاشات الويب وأقل صرامة، وعليك معرفة الفروق.
المطالبات بحالة AWAITING_STATEMENT لا تدخل في موافقة الكل. ولأن موافقات الجوال تتجاوز القيد، استخدم إجراء الموافقة على الويب حين تحتاج إلى قيد دفتر الأستاذ، أو راجع قائمة المطالبات بحثا عن مطالبات موافق عليها بلا قيد.
| إجراء الجوال | ما تفعله الشيفرة | ما لا تفعله |
|---|---|---|
| موافقة | تضبط APPROVED وتسجل الموافق | لا تفحص علامة غير إيصال ولا الكشف ولا تسجل قيدا |
| رفض | تضبط REJECTED | لا تحفظ نص السبب الذي تراه على الشاشة |
| موافقة الكل | توافق على كل مطالبة بحالة SUBMITTED أو AUDITED في الشركة | لا تتخطى المطالبات المعلَّمة رغم صياغة الشاشة، ولا تسجل قيدا |
| دفع | تضبط PAID بالمبلغ المعطى | لا تسجل قيدا ولا ترسل شيئا إلى بنك رغم أن الرسالة تذكر IBAN |
مثال تطبيقي: ثلاثة إيصالات من موظفة واحدة
شركة النخلة الهلالية للاستشارات ذ.م.م شركة افتراضية، وتقدم مستشارتها الافتراضية سارة ثلاثة إيصالات في مارس 2026.
تسجل الموافقة ثلاثة قيود: مدين 7540 بمبلغ 52.50 ومدين 7530 بمبلغ 840.00 ومدين 7010 بمبلغ 445.20، وكل منها دائن في 20200. يبلغ المستحق لسارة 1,337.70. ويُسدَّد العشاء كاملا بمبلغ 840.00. نسبة 0.50 والضريبة غير القابلة للاسترداد علامتان ضريبيتان للمالية ولا تقللان ما تتسلمه سارة.
تسجل المالية دفعة 52.50 لمطالبة سيارة الأجرة ودفعة 840.00 لمطالبة العشاء فتنتقل كل منهما إلى PAID، ثم 445.20 لمطالبة البرنامج. تُسجَّل الدفعات لكل مطالبة على حدة، وأي مبلغ أقل يترك المطالبة PARTIALLY_PAID. وكل دفعة قيد محاسبي. أما التحويلات الفعلية فتجريها المالية في بنك الشركة.
| الإيصال | المبلغ والضريبة | الفئة والعلامات | مسار الحالة |
|---|---|---|---|
| سيارة أجرة، 4 مارس | 52.50 درهم شاملة ضريبة 2.50 | 7540، نسبة 1.00، ضريبة قابلة للاسترداد | SUBMITTED ثم APPROVED |
| عشاء عميل، 12 مارس | 840.00 درهم شاملة ضريبة 40.00 | 7530، نسبة 0.50، ضريبة غير قابلة للاسترداد. الاحتفاظ حتى 12 مارس 2033 | SUBMITTED ثم APPROVED |
| اشتراك برمجي، 120.00 دولار | مؤقتا 440.70 درهم (120 بسعر 3.6725) | 7010، نسبة 1.00، ضريبة قابلة للاسترداد | AWAITING_STATEMENT ثم AUDITED بعد أن يظهر كشف البطاقة 445.20 درهم ثم APPROVED |
ما الذي لا تفعله الميزة وما الخطوات التالية؟
لا تدفع للموظفين عبر بنك ولا تشغّل الرواتب ولا تطبق بدلات يومية أو أسعار مسافة ولا تفرض حدود إنفاق أو سلاسل موافقة ولا تقرأ كشوف البطاقات تلقائيا ولا تجلب أسعار صرف السوق. ولا تقدم شيئا إلى الهيئة الاتحادية للضرائب، وعلاماتها الضريبية نقطة بداية وليست استشارة ضريبية. ولا توفر تصديرا ذاتيا للمطالبات، ولا تمحو السجلات عند تاريخ الاحتفاظ.
الخطوات التالية. اطلب من الموظفين تقديم الإيصالات في اليوم نفسه. راجع التاجر والمبلغ والضريبة والفئة المستخرجة في كل مطالبة، وصحح إيصالات الطعام، وأرفق كشوف البطاقات بكل مطالبة أجنبية قبل الموافقة، واستخدم إجراء الموافقة على الويب حين تحتاج إلى قيد الدفتر. سدّد في بنكك ثم سجل الدفعة بالمرجع البنكي.
احفظ هذه المستندات في مساحة واحدة
يحفظ InstantDrive رخصك وهوياتك الإماراتية وعقود الإيجار والفواتير، ويقرأ الأرقام والتواريخ، ويسمي كل ملف بنمط واحد.
افتح التطبيقالأسعار