كيف تبدأ مع InstantDrive؟
أنشئ حساباً ببريد شركتك ووافق على الشروط، فيجهّز InstantDrive مساحة شركتك بأربعة مجلدات وصندوقي بريد. بعد ذلك ارفع مستنداً وراجع الحقول المقروءة في Edit Metadata ثم ابحث عنه بالبحث.
ما الذي تحتاجه قبل البدء؟
تحتاج إلى بريد إلكتروني على نطاق شركتك مثل [email protected]، وكلمة مرور من 10 إلى 128 حرفاً، وبعض المستندات للتجربة. واجهة التطبيق بالإنجليزية فقط. هذه الصفحة متاحة بالعربية، لكن الشاشات والأزرار والتسميات التي ستراها بالإنجليزية، ولذلك تبقى أسماء الأزرار في هذه الصفحة بالإنجليزية.
يحدد النطاق في بريدك مساحة الشركة التي تنضم إليها. استخدم العنوان الذي سيستخدمه زملاؤك أيضاً. لا يتم التحقق من البريد عند التسجيل، فاكتبه بعناية.
كيف تنشئ الحساب؟
الخطوة 1: افتح app.instantdrive.app واختر التسجيل من شاشة تسجيل الدخول.
الخطوة 2: املأ Full name وCorporate email وCompany name (اختياري) وPassword. إذا تركت اسم الشركة فارغاً يبنيه InstantDrive من نطاق بريدك.
الخطوة 3: ضع علامة على الموافقة على شروط الخدمة وسياسة الخصوصية. لا يمكن إنشاء الحساب بدونها.
الخطوة 4: اختر Create account. يتم تسجيل دخولك مباشرة. تستمر الجلسة 24 ساعة ثم تحتاج إلى تسجيل الدخول من جديد.
ماذا يُنشأ لشركتك؟
أول شخص يسجّل بنطاق بريد جديد ينشئ مساحة الشركة. يبيّن الجدول ما يُجهَّز لها عندئذ.
| العنصر | ما تحصل عليه |
|---|---|
| مساحة الشركة | مساحة واحدة لكل نطاق بريد، وتُعرَّف بنطاق بريد التسجيل. |
| مجلدات الخزنة | أربعة مجلدات: Employees وVendors وCompany_Expenses وAdmin_Vault. |
| صندوقا البريد | bills@ وexpenses@ على نطاقك، لفواتير الموردين وإيصالات الموظفين. |
| حد التخزين | يُسجَّل حد 2 تيرابايت للشركة. |
| أول مهمة | مهمة بعنوان Complete Corporate Setup باسم شركتك في Company Tasks. |
من يصبح المدير؟
أول مسجِّل على نطاق ما يحصل على دور admin. ومن يسجّل لاحقاً بالنطاق نفسه ينضم إلى المساحة نفسها بدور member. ولا يضيف حسابات الموظفين من داخل المساحة إلا المدير.
بما أن النطاق يؤخذ من البريد الذي تكتبه ولا يُتحقق منه، أرسل عنوان التسجيل إلى فريقك بنفسك وسجّل أولاً حتى يذهب دور المدير إلى الشخص المناسب.
كيف ترفع أول مستند؟
الخطوة 1: افتح InstantDrive Vault Matrix من الشريط الجانبي.
الخطوة 2: اختر Ingest New Record. تظهر منطقة إفلات مكتوب فيها "Drag & drop files here, or browse computer".
الخطوة 3: أفلت ملفاً أو أكثر أو تصفّح لاختيارها. يظهر كل ملف في قائمة الاستيعاب أثناء قراءته وضغطه.
الخطوة 4: عند انتهاء الملف تعرض القائمة فئة المستند التي طابقها واسم الجهة والمعرّف إن قُرئ. والملف الذي رفعته سابقاً يظهر على أنه موجود في الخزنة بدلاً من تخزينه مرتين.
الحد الأقصى للملف 100 ميغابايت. راجع صفحة أنواع الملفات المدعومة وحدودها للقائمة الكاملة.
ماذا يفعل InstantDrive بالملف؟
تُحسَّن ملفات PDF وتُحوَّل صور الهاتف إلى WebP عندما يصغّر ذلك الحجم. تُقرأ النصوص بمحرك أنماط ثابت للهوية الإماراتية ورقم التسجيل الضريبي TRN وأرقام إيجاري وأرقام الآيبان. وتُقرأ الصور الممسوحة بالتعرف الضوئي المحلي. وإذا كانت نتيجة القراءة ضعيفة تُرسل الصورة إلى Google Gemini كخيار احتياطي.
ثم يُعاد تسمية الملف بالنمط Prefix_Entity_Identifier_Exp متبوعاً بتاريخ الانتهاء. وإذا لم يوجد تاريخ انتهاء يُستخدم تاريخ الإصدار أو مبلغ أو تاريخ اليوم. وتحتفظ الصورة الممسوحة بامتداد .webp، فليس كل ملف مخزّن ينتهي بـ .pdf.
كيف تراجع الحقول المستخرجة؟
القراءة تلقائية وقد تخطئ، فراجع أول مستنداتك بنفسك.
الخطوة 1: في الخزنة اختر المستند لفتح لوحة تفاصيله.
الخطوة 2: افتح تبويب Edit Metadata. تشمل الحقول Document Category واسم الجهة وUnique Identifier (رقم TRN أو الرخصة أو الهوية) وIssue Date وExpiry Date وTotal Amount والضريبة.
الخطوة 3: صحّح ما هو خاطئ واحفظ. تاريخ الانتهاء هو الأهم لأن Expiry Radar يعتمد عليه.
يمكن أن تتحول التصحيحات أيضاً إلى قواعد توجيه قابلة لإعادة الاستخدام للإيصالات المشابهة في شركتك.
كيف تجد ملفاً لاحقاً؟
استخدم مربع البحث أعلى الخزنة. يطابق اسم الملف واسم الجهة والمعرّف وفئة المستند بجزء من النص، فيصلح رقم TRN أو اسم مورد أو كلمة من اسم الملف.
تعرض التبويبات All Vaults وEmployees وVendors وCompany Expenses وAdmin Vault مجلداً واحداً في كل مرة. حذف المستند حذف منطقي وليس في التطبيق عرض لسلة محذوفات، فتأكد قبل الحذف.
ما الخطوة التالية؟
ارفع دفعة صغيرة من مستنداتك الحقيقية وصحّح حقولها. ثم اقرأ صفحات أنواع الملفات المدعومة ونقل الملفات من مساحة أخرى وصناديق البريد وتتبع الانتهاء بهذا الترتيب. للأسئلة عن الخطط أو النقل أو أي أمر غير واضح راسل [email protected] أو اتصل على +971 55 884 5370.
احفظ هذه المستندات في مساحة واحدة
يحفظ InstantDrive رخصك وهوياتك الإماراتية وعقود الإيجار والفواتير، ويقرأ الأرقام والتواريخ، ويسمي كل ملف بنمط واحد.
افتح التطبيقالأسعار