كيف يعمل الفريق معاً حول المستندات في InstantDrive؟
يضم InstantDrive مساحة عمل للفريق بجانب الخزنة: لوحة Executive Command Cockpit ومهام الشركة وتعليقات على كل مستند والقنوات والمحادثة المباشرة. وكلها مخزنة في قاعدة البيانات، فيمكن لمهمة تجديد وتعليق على مستند ومحادثة أن تشير إلى الملف نفسه.
ما مساحة عمل الفريق؟
نادراً ما يبقى المستند في يد شخص واحد. فالرخصة التجارية يجدد مندوب العلاقات الحكومية، والمسؤول المالي يراجع فاتورة مورد، والمالك يعتمد عقداً. يضع InstantDrive أربع أدوات بجانب الخزنة ليحدث هذا التنسيق حيث المستند، لا في تطبيقات محادثة وجداول منفصلة: Executive Command Cockpit ومهام الشركة والتعليقات على كل مستند والقنوات والمحادثة المباشرة.
الأدوات الأربع كلها وظائف حقيقية مخزنة في قاعدة البيانات. فتُحفظ المهام والتعليقات والرسائل في حساب شركتك، فتبقى بعد إعادة التحميل ويراها الزملاء. وتصف هذه الصفحة ما يفعله الكود اليوم فقط، بما في ذلك مواضع قصوره.
ماذا تعرض لوحة Executive Command Cockpit؟
هذه اللوحة هي شاشة المتابعة الرئيسية. تجمع أربعة أمور لشركتك: التخزين (عدد الملفات والمساحة المستخدمة والمساحة الموفَّرة بالضغط وعدد الملفات في كل مجلد خزنة)، وملخص رادار الانتهاء مع أول خمسة سجلات، والمستحقات (إجماليات الفواتير القائمة وضريبة القيمة المضافة القابلة للاسترداد وعدد الفواتير المطابقة لأمر الشراء وإشعار الاستلام)، وأكثر المهام استعجالاً. وتحدّث نفسها كل 10 ثوانٍ ما دامت مفتوحة.
اقرأ الأرقام بحذرين. يعرض مجمع التخزين رقماً ثابتاً قدره 500 غيغابايت لا حصة خطتك. وحين لا تحوي الحسابات ملفات أو فواتير أو سجلات رادار بعد، تملأ اللوحة الفراغات بأرقام بديلة حتى لا تبقى الشاشة فارغة. وحين تتوافر بيانات حقيقية في كل مجال تحل الإجماليات الحقيقية محلها، لكن الحساب الجديد قد يعرض أرقاماً ليست لك.
كيف تعمل مهام الشركة؟
مهام الشركة قائمة مهام للشركة كلها منظمة كمدير مهام شخصي. لكل مهمة عنوان وملاحظات وأولوية وفريق ومكلّف وتاريخ بدء وتاريخ استحقاق وقائمة تحقق اختيارية. وتوضع المهمة في سلة: الوارد للبنود الجديدة، أو في أي وقت، أو يوماً ما، أو الامتثال للمواعيد النظامية. وتصفّي عروض مثل اليوم والقادم وسجل المنجز القائمة نفسها.
يمكنك تصدير مهام الامتثال بصيغة CSV وإكمال عدة مهام دفعة واحدة. وللمهمة حقل تاريخ تذكير، لكن InstantDrive لا يرسل رسائل بريد أو إشعارات تذكير منه اليوم.
| الحقل | ما يفعله |
|---|---|
| السلة | الوارد أو في أي وقت أو يوماً ما أو الامتثال. وتحوي سلة الامتثال المواعيد النظامية. |
| الأولوية | عادية أو مرتفعة أو عاجلة. |
| الفريق | القسم الذي تتبعه المهمة مثل الضرائب أو الشؤون القانونية أو البنوك أو العقود أو التأشيرات أو الأسطول. |
| تاريخا البدء والاستحقاق | يحددان متى تظهر المهمة في اليوم والقادم ومتى تتأخر. |
| التكرار | تنشئ المهمة المتكررة حدوثها التالي عند إكمالها. |
| قائمة التحقق | بنود صغيرة داخل مهمة واحدة. |
| المستند المرتبط | يربط المهمة بملف في الخزنة. |
| الغرامة النظامية | مبلغ اختياري بالدرهم يبين التعرض عند فوات الموعد. |
كيف يحوّل الإضافة السريعة جملة إلى مهمة؟
يمكنك كتابة سطر واحد ليملأ المحلل الحقول. يقرأ التواريخ اليوم أولاً على الطريقة الإماراتية، ويفهم صيغاً مثل 28 Aug و28/8 و28th وin 3 days وnext Friday وend of month وtomorrow. وعلامة @اسم تسند المهمة إلى زميل يطابق اسمه أو بريده. وتضع الكلمات المفتاحية المهمة في فريق: VAT أو tax return تضعها تحت الضرائب، وtrade licence تحت الشؤون القانونية، وWPS أو payroll تحت البنوك، وEjari أو lease تحت العقود، وresidency visa أو Emirates ID تحت التأشيرات، وكلمات مماثلة للأسطول والعمليات والمشتريات والمبيعات والمالية.
والنتيجة مهمة عادية يمكنك تعديلها. افحص التاريخ والمكلّف بعد الإضافة السريعة لأن المحلل يطابق الأسماء بتساهل، فيأخذ أول مستخدم يحوي اسمه أو بريده النص بعد علامة @.
كيف ترتبط المهام بالمستندات ورادار الانتهاء؟
يمكن أن تحمل المهمة معرّف مستند في الخزنة. يفحص تزامن الامتثال المستندات التي لها تاريخ انتهاء خلال 90 يوماً القادمة وينشئ مهمة امتثال لكل مستند ليس له واحدة، أو يحدّث المهمة المفتوحة القائمة بتاريخ الاستحقاق والأولوية. وتكون المهمة عاجلة عند 15 يوماً أو أقل، ومرتفعة عند 30 يوماً أو أقل، وعادية بعد ذلك. ومبلغ الغرامة في هذه المهام يأتي من تقديرات ثابتة بحسب نوع المستند لا من جدول رسوم رسمي، فاعتبره منبهاً للمراجعة.
ويعمل الربط في الاتجاه الآخر أيضاً. فالفحص من رادار الانتهاء وإجراء تحويل التعليق إلى مهمة كلاهما ينشئ مهام مرتبطة بمستند، فيفتح القائم بالتجديد الملف من المهمة.
ماذا يمكنك أن تفعل بالتعليقات على مستند؟
لكل مستند سلسلة نقاش في درج تفاصيله. يُحفظ التعليق مقابل معرّف المستند، فيرى كل من يفتح المستند السلسلة نفسها. وكتابة @اسم تسجل إشارة. ويمكن تحويل تعليق إلى مهمة امتثال بإجراء واحد، فتحتفظ المهمة بملاحظة عن المستند والتعليق الذي بدأها.
وتقبل السلسلة أيضاً إدخالات قرار: معتمد أو مرفوض أو مطلوب تعديل، لكل منها مبرر وشارة. ويخزن القرار بصمة SHA-256 للقرار والمستند واسم الكاتب والوقت. وهذا سجل بأن قراراً كُتب، وليس توقيعاً إلكترونياً، وليس لدى InstantDrive وظيفة توقيع إلكتروني.
وينطبق قيدان اليوم. اسم الكاتب ودوره يأتيان من طلب التطبيق ولا يُفحصان مقابل المستخدم المسجل، فتناسب السلسلة الملاحظات الداخلية ولا تثبت من كتب ماذا. وعند فتح السلسلة أول مرة قد تمتلئ بملاحظتين نظاميتين مبدئيتين على سبيل المثال.
ما القنوات والمحادثة المباشرة؟
القنوات والمحادثة المباشرة هي منطقة المراسلة في الشركة. تنشئ إحدى عشرة قناة افتراضية عند فتحها أول مرة: عام، والعمليات المؤسسية، والضرائب وإقرارات القيمة المضافة، والشؤون القانونية والرخصة التجارية، والتأشيرات والهجرة، والبنوك ونظام حماية الأجور، والعقود والإيجارات، واللوجستيات والأسطول، والمشتريات والفواتير، والمالية والتدقيق، وقناة سرية خاصة للمجلس. ولكل قناة مواضيع ويُنشأ موضوع عام افتراضياً. ويمكنك إضافة قنواتك وبدء محادثات مباشرة ومجموعات، ولكل مستخدم قناة إيصالات خاصة.
تدعم الرسائل الردود والتفاعلات والتثبيت والرسائل المحفوظة والمرفقات والاستطلاعات والإشارات @ والبحث. ويمكن تصدير القناة بصيغة CSV. تُخزَّن الرسائل في قاعدة البيانات وتُحمَّل عند فتح القناة. ولا تدّعي هذه الصفحة تسليماً فورياً بالدفع أو تنبيهات بريد أو إشعارات جوال للمحادثة.
كيف تنشئ المحادثة مهاماً؟
كتابة /todo متبوعة بنص تنشئ مهمة. وقد تنشئ رسالة عادية مهمة أيضاً حين يجد المحلل فيها تاريخاً أو كلمة فريق أو مصطلحاً نظامياً. تأخذ المهمة فريق القناة والمكلّف المشار إليه بـ @ إن وُجد وربطاً بالقناة والموضوع. وتظهر بطاقة مهمة في السلسلة ليراها الجميع. ويمكنك أيضاً تحويل أي رسالة قائمة إلى مهمة.
وهذا مريح وهو فخ أيضاً: فرسالة مثل "إقرار VAT مستحق 28 Aug" تنشرها ملاحظةً عادية ستنشئ مهمة. فإن أردت الحديث فقط فتجنب التواريخ وكلمات الضرائب أو افحص البطاقة التي تظهر. وفي الاتجاه المعاكس يفتح إجراء المناقشة في المهمة موضوعاً في قناة الفريق المناسبة أو يربطه، فيبقى الحديث عن التجديد بجانب المهمة.
كيف يبدو مثال تطبيقي؟
فالكون لإدارة العقارات شركة وهمية فيها تسعة موظفين. يوم الاثنين تفتح المسؤولة اللوحة فترى رخصة تجارية في مجموعة العاجل. تشغّل تزامن الامتثال فينشئ مهمة امتثال تستحق في تاريخ الانتهاء ومرتبطة بالرخصة، وتسندها إلى مندوب العلاقات الحكومية.
يفتح المندوب المهمة ويستخدم المناقشة فتحصل قناة الشؤون القانونية والرخصة التجارية على موضوع لها، وينشر أن نموذج التعديل جاهز. وفي الأثناء يفتح المسؤول المالي فاتورة مورد ويعلّق بأن الرقم الضريبي يبدو خاطئاً ويشير إلى موظف المشتريات. يحوّل موظف المشتريات التعليق إلى مهمة. وعند تجديد الرخصة يضع المندوب علامة الإنجاز على المهمة فتنتقل إلى السجل. ويمكن الوصول إلى كل ما يخص التجديد من المستند الواحد.
ما حدود مساحة عمل الفريق؟
الواجهة بالإنجليزية فقط. تعرض المهام المكلفين لكن لا تقدم تقارير حمل عمل. ولا توجد مزامنة تقويم ولا تحويل بريد إلى مهمة ولا تذكيرات تُرسل من تواريخ التذكير. ولا ضيوف خارجيون في المحادثة. ولا يُتحقق من كتّاب تعليقات المستندات مقابل تسجيل الدخول. وقد تعرض اللوحة أرقاماً بديلة في الحساب الجديد ورقماً ثابتاً لمجمع التخزين.
والأدوار محدودة أيضاً. في التطبيق أسماء أدوار مثل مسؤول وعضو ومالية ومدقق، لكن قيد القراءة فقط للمدقق مطبق على إجراءات قليلة جداً، فلا تعتمد على المحادثة أو التعليقات لفصل المهام.
ما الذي لا تفعله المساحة، ومن أين تبدأ؟
لا تحل محل حزمة إدارة مشاريع أو عميل بريد. ولا توقّع مستندات ولا ترسل تذكيرات ولا تخطر الزملاء خارج التطبيق ولا تثبت من كتب تعليقاً. ولا تتحقق من المواعيد لدى أي جهة حكومية.
البداية الجيدة صغيرة. افتح اللوحة وشغّل تزامن الامتثال مرة واحدة وأسند المهام التي ينشئها واتفقوا على قناة لكل فريق للتجديدات. وأضف تعليقاً على كل مستند يحتاج إلى قرار. وبعد شهر راجعوا ما استخدمه الفريق فعلاً. وتصل أسئلة الطرح عبر صفحة التواصل.
احفظ هذه المستندات في مساحة واحدة
يحفظ InstantDrive رخصك وهوياتك الإماراتية وعقود الإيجار والفواتير، ويقرأ الأرقام والتواريخ، ويسمي كل ملف بنمط واحد.
افتح التطبيقالأسعار