ماذا يقدم مركز الموردين والذمم الدائنة؟
يحفظ الموردين وأوامر الشراء وإشعارات استلام البضائع وفواتير الموردين في قاعدة بيانات واحدة، ويطابق كل فاتورة مع أمر الشراء، ويسجل قيودا عند الموافقة، ويعرض أعمار الذمم وأرقام الإقرار الضريبي التقريبية. تسجيل الدفعة يكتب قيدا ولا ينقل أي مبلغ، ولا يوجد ربط ببنك.
ما هو مركز الموردين والذمم الدائنة؟
مركز الموردين والذمم الدائنة (Vendor Hub & Accounts Payable) قسم داخل تطبيق InstantDrive بعد تسجيل الدخول. يخزّن الموردين وأوامر الشراء وإشعارات استلام البضائع (GRN) وفواتير الموردين في قاعدة بيانات الشركة، ويربطها بمستندات الخزنة. مهمته الإجابة عن أسئلة عملية قصيرة. لمن ندين وبكم ومنذ متى، وهل تتفق الفاتورة مع ما طلبناه.
هو أداة تسجيل وفحص لفريق مالي صغير. ليس بوابة بنكية وليس بديلا عن برنامج محاسبة. تصف الأقسام التالية كل شاشة وما تفعله نقطة المطابقة ثم تذكر الحدود بوضوح.
ماذا يحدث في كل خطوة من المورد حتى الدفع؟
يسير العمل بترتيب ثابت. كل خطوة تكتب سجلا وتقرأ الخطوات اللاحقة السجلات السابقة.
| الخطوة | ما تدخله | ما يفعله النظام |
|---|---|---|
| المورد | الاسم والرقم الضريبي من 15 رقما وشروط الدفع وبيانات البنك اختياريا | يرفض أي رقم ضريبي ليس 15 رقما بالضبط. ينشئ رمزا مثل VEND-001. الشروط الافتراضية 30 يوما والعملة الدرهم |
| أمر الشراء | المورد وبنود بالكمية وسعر الوحدة ونسبة الضريبة | يحسب الصافي والضريبة (5 بالمئة ما لم تحدد نسبة أخرى) والإجمالي. تبدأ الحالة ISSUED |
| إشعار استلام البضائع | أمر الشراء والكميات المستلمة وحالة PASSED أو REJECTED لكل بند | يحفظ الإشعار ويضبط أمر الشراء على FULFILLED |
| فاتورة المورد | رقم الفاتورة والمورد والتواريخ والبنود والعملة وسعر الصرف | يحوّل إلى الدرهم ويحدد تاريخ الاستحقاق من شروط المورد إن تركته فارغا ثم يشغّل المطابقة الثلاثية فورا |
| الموافقة أو الرفض | نقرة على الفاتورة | الموافقة تسجل قيدا محاسبيا. الرفض يحفظ السبب وسطر تدقيق |
| تسجيل الدفعة | المبلغ والطريقة والمرجع البنكي | يسجل قيد دفع ويحدّث المبلغ المدفوع والحالة |
كيف تقرر المطابقة الثلاثية؟
تقارن المطابقة فاتورة المورد بأمر الشراء وبإشعار استلام البضائع. إذا لم تذكر الفاتورة أمر شراء بحث النظام عن أحدث أمر شراء للمورد نفسه حالته صادر أو منفذ جزئيا أو منفذ وربطه بها. ويفعل الشيء نفسه مع إشعار الاستلام الخاص بذلك الأمر.
القواعد ضيقة ويجدر معرفتها بدقة. اختبار المبلغ يقارن إجمالي الفاتورة بالدرهم مع إجمالي أمر الشراء. إذا كان الفرق درهما واحدا أو أقل أصبحت الفاتورة MATCHED. وإن زاد ذهبت إلى EXCEPTION_HOLD وذكر السبب الإجماليين والفرق والنسبة المئوية. وإذا لم يوجد أمر شراء ذهبت الفاتورة إلى EXCEPTION_HOLD. وإذا كان أي بند في إشعار الاستلام المرتبط بحالة REJECTED ذهبت أيضا إلى EXCEPTION_HOLD.
لا تقارن المطابقة الكميات بندا ببند، وغياب إشعار الاستلام لا يسبب إيقافا. هي تفحص الإجماليات وعلامة الرفض. اعتبرها فحصا سريعا للفروق الظاهرة وليست تدقيقا كاملا للمستندات الثلاثة.
كيف تعمل الموافقة والرفض والإيقاف؟
الإيقاف حالة تضبطها المطابقة تلقائيا. يستطيع المدير رفعها بتجاوز يتطلب سببا مكتوبا. ينقل التجاوز الفاتورة إلى MATCHED ويحتفظ بنص الفرق السابق داخل الملاحظة الجديدة ويكتب سطر تدقيق. تُمنع الموافقة ما دامت الفاتورة موقوفة.
تسجل الموافقة قيدا متوازنا. تدين حساب المصروف لكل بند أو حساب مصروف تشغيلي افتراضي إذا لم يحدد البند حسابا، وتدين الحساب 10500 بضريبة المدخلات، وتدائن الحساب 20100 الذمم الدائنة بالإجمالي. وتجعل الموافقة المورد نشطا. أما الرفض فيضبط الحالة REJECTED ويحفظ سببك ويكتب سطر تدقيق. يحمل طلب الرفض خيار إشعار، لكن الشيفرة لا ترسل أي رسالة إلى المورد، فأبلغه بنفسك.
تتطلب نقاط المالية مستخدما مسجّل الدخول من الشركة نفسها. لا تطبق الشيفرة دورا منفصلا للموافق ولا حدا للموافقة، لذلك تحكّم فيمن يملك الوصول إلى التطبيق.
ماذا يفعل تسجيل الدفعة فعلا؟
تسجيل الدفعة ينشئ قيدا محاسبيا ولا شيء غيره. يدين الحساب 20100 الذمم الدائنة ويدائن حساب البنك في الدفاتر، وهو افتراضيا 10200. ويضيف المبلغ إلى إجمالي المدفوع في الفاتورة ويضبط الحالة PARTIALLY_PAID أو PAID. يقبل مبلغا حتى الرصيد زائد 0.05 درهم، ويعتبر الرصيد المتبقي دون 0.01 درهم مسددا.
لا ينتقل أي مبلغ. ليس في InstantDrive واجهة برمجية لبنك ولا بوابة دفع ولا ملف WPS لمدفوعات الموردين. تدفع للمورد من بنكك ثم تسجل الدفعة بالمرجع البنكي لتتفق الدفاتر. حقل طريقة الدفع (تحويل بنكي أو شيك أو بطاقة شركة أو نقد) وسم لسجلاتك.
كيف تُنتج أعمار الذمم والقيود وكشوف الموردين؟
يسرد تقرير أعمار الذمم الدائنة الفواتير المفتوحة التي عليها رصيد في الحالات الموافق عليها أو المسددة جزئيا أو المطابقة أو بانتظار المطابقة أو الموقوفة. ويوزع الرصيد حسب الأيام بعد تاريخ الاستحقاق في أربعة أعمدة هي 0 إلى 30 و31 إلى 60 و61 إلى 90 وأكثر من 90. الفواتير التي لم يحن موعدها تقع في العمود الأول مع المتأخرة حتى 30 يوما، فيجمع العمود الأول بين غير المستحق والمتأخر قليلا. تُعرض الإجماليات لكل مورد وللمجموع.
تسرد شاشة القيود كل قيد مسجل بسطوره المتوازنة ويمكن التصفية حسب المصدر مثل فاتورة مورد أو دفعة. ويعرض كشف المورد فواتيره وأوامر الشراء وإجمالي المفوتر والضريبة والمدفوع والرصيد المستحق، ويُصدَّر بصيغة CSV أو JSON مع الرقم الضريبي للمورد وشروط الدفع وبيانات البنك في الترويسة.
ماذا تشمل عملية احتساب إقرار VAT 201؟
تحسب شاشة VAT 201 أرقاما تقريبية لفترة زمنية بتخطيط خانات إقرار الهيئة الاتحادية للضرائب. يقرأ جانب المشتريات فواتير الموردين المؤرخة ضمن الفترة وحالتها موافق عليها أو مسددة جزئيا أو مسددة، ويوزعها حسب المعاملة الضريبية التي اخترتها: خاضعة بنسبة 5 بالمئة أو احتساب عكسي أو صفرية أو معفاة أو خارج النطاق أو بيان جمركي. المشتريات الخاضعة تملأ الخانة 9. والخانة 12 هي ضريبة المخرجات ناقص ضريبة المدخلات القابلة للاسترداد.
تنطبق ثلاثة حدود. جانب المبيعات لا يُقرأ من فواتير مبيعات، بل من سطور القيود المسجلة على حسابات الإيرادات مع احتساب 5 بالمئة على الرصيد الدائن وتخمين الإمارة من ملاحظة السطر مع دبي افتراضيا. وإن لم تسجل قيود إيرادات بقيت خانات المخرجات صفرا. ثانيا، علامة قابلية الاسترداد على بنود الفاتورة تُخزَّن لكن الخانة 9 تحسب كل ضريبة المشتريات الخاضعة. ثالثا، سجل الإقرار الربع سنوي لقطة داخلية بقيمة SHA-256 بحالة FILED، ولا يُرسل إلى الهيئة، وإعادة تشغيله للربع نفسه تكتب فوق اللقطة السابقة.
استخدم الشاشة للتحضير والمراجعة ثم قدّم الإقرار عبر الخدمات الإلكترونية للهيئة الاتحادية للضرائب كالمعتاد.
ما هو تصدير FAF ومطابقة كشف البنك؟
ينتج تصدير FAF ملف CSV لبنود المشتريات في فترة أو إقرار، بترويسة فيها اسم الشركة ورقمها الضريبي والفترة، ثم صف لكل بند فاتورة مع المورد ورقمه الضريبي والمعاملة الضريبية والإمارة والصافي والضريبة والإجمالي وعلامة الاسترداد، وصف إجماليات. يغطي المشتريات فقط ويتبع تخطيط InstantDrive، فتأكد من الصيغة التي يطلبها مدققك أو الهيئة قبل الإرسال. وإذا خلا سجل الشركة من رقم ضريبي كتب الملف رقما بديلا. افحص الترويسة أولا.
تأخذ مطابقة كشف البنك قائمة صفوف من الكشف تُرسلها أنت، لكل صف مبلغ ومرجع ووصف اختياريان. تبحث عن سطر قيد مسجل لم يُطابَق بالمبلغ نفسه، وإذا ذُكر مرجع اشترطت ظهوره في مرجع القيد أو وصفه أو ملاحظته. الصف بلا مرجع يُطابَق بالمبلغ وحده وقد يقترن بقيد خاطئ. تسرد النتيجة الصفوف المطابقة وغير المطابقة ونسبة المطابقة وقيمة ثقة ثابتة هي 0.98 مع المرجع و0.85 بدونه. تُعاد المطابقات للمراجعة ولا تُحفظ.
مثال تطبيقي: عملية شراء من الأمر حتى أعمار الذمم
شركة خليج هاربر للتجارة ذ.م.م شركة افتراضية تشتري وصلات أنابيب من شركة الصحراء لتوريد الأنابيب ذ.م.م وهي أيضا افتراضية، بشروط دفع 30 يوما. يتتبع الجدول طلبا واحدا.
صف كشف البنك بمبلغ 5,000 والمرجع TRF5521 يطابق قيد الدفع. وقد أجرت الشركة التحويل فعليا في بنكها، وسجّلته InstantDrive بعد ذلك.
| الخطوة | الأرقام بالدرهم | النتيجة |
|---|---|---|
| PO-2026-001 | 100 وحدة بسعر 120 = 12,000 صافي، ضريبة 600، إجمالي 12,600 | الحالة ISSUED |
| إشعار الاستلام | استلام 100 وحدة كلها PASSED | أمر الشراء FULFILLED |
| الفاتورة INV-7741 | صافي 12,000 وضريبة 600 وإجمالي 12,600 | الفرق 0.00 والحالة MATCHED |
| فاتورة بديلة بمبلغ 12,660 | الفرق 60.00 (0.48 بالمئة) | EXCEPTION_HOLD مع نص السبب حتى يتجاوزها مدير |
| الموافقة | مدين 60100 مصروف 12,000 ومدين 10500 ضريبة 600 ودائن 20100 ذمم 12,600 | الحالة APPROVED |
| دفعة 5,000 بالمرجع TRF5521 | مدين 20100 بمبلغ 5,000 ودائن 10200 بمبلغ 5,000 | PARTIALLY_PAID والرصيد 7,600 |
| العمر بعد 45 يوما من تاريخ الفاتورة | الاستحقاق في اليوم 30، أي متأخرة 15 يوما | 7,600 في عمود 0 إلى 30 |
| VAT 201 للربع | مشتريات خاضعة 12,000 وضريبة مدخلات 600 | الخانة 9 تعرض 12,000 و600 |
ما الذي لا يفعله المركز وما الخطوات التالية؟
لا ينقل أموالا ولا يتصل بأي بنك ولا يرسل إشعارات سداد إلى الموردين ولا يقرأ تغذيات البنوك ولا يتبادل بيانات مع QuickBooks أو Zoho أو Tally أو أي برنامج محاسبة. ولا يقدم الإقرار إلى الهيئة الاتحادية للضرائب ولا يتحقق من الرقم الضريبي للمورد في سجل الهيئة ولا يفرض حدودا للموافقة. وليس فيه وحدة فواتير مبيعات، والقيود التي ينتجها ليست دفاتر كاملة.
الخطوات التالية. أنشئ مورديك بأرقام ضريبية صحيحة، وأصدر أوامر الشراء قبل بدء العمل، وسجل استلام البضائع عند التسليم، وأدخل الفواتير أو ارفعها ليعمل الفحص. راجع كل إيقاف، وسجل الدفعات بمراجع بنكية حقيقية، واستخدم الأعمار وأرقام الضريبة كأوراق عمل يؤكدها محاسبك قبل التقديم.
احفظ هذه المستندات في مساحة واحدة
يحفظ InstantDrive رخصك وهوياتك الإماراتية وعقود الإيجار والفواتير، ويقرأ الأرقام والتواريخ، ويسمي كل ملف بنمط واحد.
افتح التطبيقالأسعار