كيف يستخدم المؤسسون والشركات الناشئة InstantDrive؟
يستخدم فريق المؤسسين InstantDrive لحفظ مستندات الشركة الأولى في مكان واحد بأسماء موحدة وتواريخ انتهاء. تكلف الخطة أ 9 دولارات للمستخدم شهرياً وتكلف الخطة ب 69 دولاراً شهرياً بسعر ثابت، فتصبح الخطة ب أرخص ابتداءً من ثمانية مستخدمين على نطاق بريد شركة واحد. وتُقدم تجربة مجانية لمدة 30 يوماً.
ما المستندات التي تتراكم أولاً لدى شركة إماراتية جديدة؟
تجمع الشركة الجديدة المستندات أسرع مما تسميها. وخلال الأشهر الأولى تحتفظ عادة بالرخصة التجارية وعقد الإيجار أو اتفاقية المكتب المرن وعقد التأسيس وبطاقة المنشأة وتأشيرات المؤسسين وهوياتهم وخطاب بنكي برقم آيبان الشركة وأولى فواتير الموردين وأولى عقود العملاء. وبحسب حجم الأعمال والنشاط قد تحتفظ أيضاً بأوراق التسجيل الضريبي.
تغطي أدلة هذا الموقع عن قائمة مستندات الشركة في الإمارات والرخصة التجارية ومستندات التسجيل في ضريبة القيمة المضافة ومستندات التسجيل في ضريبة الشركات ما هو كل مستند ومن يطلبه. أما هذه الصفحة فتبين كيف يحفظها فريق صغير في InstantDrive دون بناء نظام أرشفة أولاً.
ماذا يحتاج كل مستند مبكر من الفريق؟
يسرد الجدول المستندات المبكرة والحقل الأهم في كل منها وما يقرؤه InstantDrive تلقائياً. يعتمد المحرك أولاً على مطابقة أنماط حتمية. ويعمل نموذج ذكاء اصطناعي بصري هو Google Gemini احتياطياً للصور والمسح عندما تقل ثقة التعرف على النص عن 90 بالمئة، وفي هذه الحالة تُرسل الصورة إلى Google.
| المستند | الحقل الذي يجب أن يبقى قابلاً للعثور | ما يُقرأ تلقائياً |
|---|---|---|
| الرخصة التجارية | رقم الرخصة وتاريخ الانتهاء | الرقم بأشكال CN وDMCC وDED وDIFC وADGM وRAKEZ وIFZA وتاريخ الانتهاء |
| عقد الإيجار أو إيجاري | رقم العقد وتاريخ نهايته | رقم إيجاري والتواريخ |
| هوية المؤسس وجوازه | رقم الهوية وانتهاؤها | رقم الهوية وسطور الجواز والتواريخ |
| تأشيرة الإقامة | رقم الملف وانتهاؤها | رقم ملف التأشيرة والتواريخ |
| الخطاب البنكي | رقم آيبان | رقم آيبان إماراتي يبدأ بـ AE |
| شهادة التسجيل الضريبي | الرقم الضريبي | الرقم 100 يتبعها 12 رقماً أو رقم بعد عبارة الرقم الضريبي |
| فواتير الموردين | المورد والمبلغ والضريبة | المورد والعملة والمبالغ وأرقام ضريبة القيمة المضافة |
| عقد العميل أو المورد | الأطراف والمدة | يُكتشف عقداً من عبارات مثل service agreement |
ما الإعداد البسيط للمجلدات وأسماء الملفات؟
لا تصمم شجرة مجلدات. ينشئ InstantDrive أربعة مجلدات في الخزنة عند التسجيل: Employees وVendors وCompany_Expenses وAdmin_Vault. ويوضع كل ملف مرفوع في أحدها بحسب النوع المكتشف. فأوراق الشركة مثل الرخصة وعقد إيجاري والعقود تذهب إلى Admin_Vault، والهويات والتأشيرات الشخصية إلى Employees، والفواتير الضريبية وكشوف الحسابات إلى Company_Expenses. لا يوفر الكود مجلدات فرعية مخصصة، فتتولى التسمية مهمة التنظيم.
الاسم الفعلي الناتج هو Prefix_Entity_Identifier_Exp<YYYYMMDD>.ext. وبلا تاريخ انتهاء يستخدم تاريخ الإصدار ثم المبلغ مثل AED250 ثم تاريخ الرفع. وتُحفظ صور المسح بصيغة WebP، فليس كل ملف ينتهي بـ pdf. والنمط المستهدف هو DocCategory_EntityName_Identifier_ValidityDate.pdf. ويطابق البحث اسم الملف واسم الجهة والمعرّف والفئة بجزء من النص، فالبحث عن مورد أو شخص يعرض كل ما يخصه.
يصف دليل بنية المجلدات الجاهزة للتدقيق في هذا الموقع شجرة يدوية. وفي InstantDrive تغني المجلدات الأربعة مع أجزاء الاسم عن معظمها.
كيف يبدو مثال تطبيقي لشركة ناشئة وهمية؟
ساندستون لابز FZ-LLC شركة ناشئة وهمية من ثلاثة أشخاص. رقم الرخصة والأسماء والتواريخ مختلقة. وبعد الأسبوع الأول تبدو خزنتها هكذا.
Admin_Vault
TradeLicense_SandstoneLabs_CN2345678_Exp20271031.pdf
Ejari_SandstoneLabs_10123456789_Exp20271031.pdf
Contract_SandstoneLabs_ServiceAgreementAtlas_20261103.pdf
Employees
EmiratesID_LailaHaddad_784XXXXXXXXXXXX_Exp20290520.webp
ResidenceVisa_LailaHaddad_Exp20281115.webp
Company_Expenses
BankStatement_SandstoneLabs_AE07XXXXXXXXXXXXXXXXXXX_20261031.pdf
TaxInvoice_CloudHost_INV88_AED450.pdfيرفع المؤسسون الثلاثة من هاتف وحاسوب محمول. يحمل اسم كل ملف الجهة وتاريخ الانتهاء، فالبحث عن Laila يعرض هويتها وتأشيرتها، ويعرض Expiry Radar & Compliance الرخصة وعقد إيجاري ينتهيان في اليوم نفسه. والأسماء أعلاه أمثلة على النمط. يبني المحرك الأسماء الفعلية مما يقرؤه، لذلك راجع كل ملف جديد.
كم تكلف الخطة أ والخطة ب؟
الخطة أ 9 دولارات للمستخدم شهرياً أو 90 دولاراً للمستخدم سنوياً، مع 200 غيغابايت لكل مستخدم. والخطة ب 69 دولاراً شهرياً أو 690 دولاراً سنوياً بسعر ثابت، مع مجمع تخزين مشترك 2 تيرابايت ومستخدمين غير محدودين على نطاق بريد شركة واحد. والتخزين الإضافي المجمع في الخطة ب 10 دولارات للتيرابايت شهرياً. والخطة ج 249 دولاراً شهرياً بسعر ثابت لخزنة مخصصة 10 تيرابايت، وليست ما تحتاجه معظم الشركات الناشئة. وتقدم كل الخطط تجربة مجانية لمدة 30 يوماً دون بطاقة ائتمان. وصفحة الأسعار هي مصدر هذه الأرقام.
متى تتفوق خطة الشركة الثابتة على الفوترة لكل مستخدم؟
نقطة التعادل حساب بسيط على الأسعار المعلنة. تكلف الخطة ب 69 دولاراً شهرياً. وبقسمتها على 9 دولارات لكل مستخدم يكون الناتج 7.67، فسبعة مستخدمين على الخطة أ يكلفون 63 دولاراً وهو أقل، وثمانية يكلفون 72 دولاراً وهو أكثر. وعند الفوترة السنوية تكلف الخطة أ 90 دولاراً للمستخدم، فسبعة مستخدمين يكلفون 630 وثمانية يكلفون 720 مقابل 690 للخطة ب. فنقطة التعادل ثمانية مستخدمين في الحالتين.
ويتجه التخزين الاتجاه نفسه للفرق الأكبر. تمنح الخطة أ 200 غيغابايت لكل مستخدم، فلدى ثلاثة مستخدمين 600 غيغابايت إجمالاً. وتمنح الخطة ب مجمعاً بحجم 2 تيرابايت لكل من على النطاق. فالشركة الناشئة من ثلاثة أشخاص بتخزين خفيف تدفع أقل في الخطة أ. أما الفريق الذي يتوقع تجاوز سبعة أشخاص أو الذي لديه ملفات كبيرة فعليه النظر في الخطة ب. وتحتاج الخطة ب إلى نطاق بريد شركة مشترك، فالفريق الذي يسجل بعناوين شخصية لا يملك نطاقاً يشاركه.
| حجم الفريق | الخطة أ شهرياً | الخطة ب شهرياً | الأرخص |
|---|---|---|---|
| 3 مستخدمين | 27 دولاراً | 69 دولاراً | الخطة أ |
| 7 مستخدمين | 63 دولاراً | 69 دولاراً | الخطة أ |
| 8 مستخدمين | 72 دولاراً | 69 دولاراً | الخطة ب |
| 12 مستخدماً | 108 دولارات | 69 دولاراً | الخطة ب، بتوفير 39 دولاراً شهرياً |
كيف تُعد الحسابات والأدوار؟
يرتبط حساب الشركة بنطاق البريد. يصبح أول من يسجل على النطاق مديراً، ويصبح المسجلون التاليون على النطاق أعضاء. لذلك ينبغي أن يسجل المؤسس الذي سيدير الفوترة أولاً ببريد الشركة. ولا يتحقق InstantDrive من ملكيتك للنطاق عند التسجيل. والصلاحيات الدقيقة لكل عضو غير مؤكدة، فافترض أن كل عضو يرى كل الملفات.
ماذا ينبغي أن يفعل المؤسس في الأسبوع الأول؟
في اليوم الأول سجل ببريد الشركة وابدأ التجربة لمدة 30 يوماً. في اليوم الثاني ارفع الرخصة التجارية وعقد الإيجار وهوية كل مؤسس وتأشيرته من هاتف أو حاسوب، وصحح الجهة وتاريخ الانتهاء في أي اسم ملف قُرئ خطأ. في اليوم الثالث ارفع الخطاب البنكي وأولى فواتير الموردين. في اليوم الرابع شغل مسح الرادار لتتحول أقرب تواريخ الانتهاء إلى مهام في Company Tasks. في اليوم الخامس قرر من يضيف الإيصالات، وجرب صندوقي expenses@ وbills@ بعد التأكد من InstantDrive أن بريد نطاقك يمكن توجيهه إليهما. وبنهاية الأسبوع يستطيع الفريق العثور على أي مستند مبكر بالبحث عن اسم أو رقم.
ما حدود الاستخدام لفريق صغير؟
الحد الأقصى للملف 100 ميغابايت. والحذف حذف ناعم دون سلة محذوفات ودون استرجاع. وتسجيل الدخول على الويب بكلمة مرور فقط، دون مصادقة ثنائية ودون تسجيل دخول موحد. وتطبيق الجوال تطبيق ويب قابل للتثبيت، مع فتح بمفتاح المرور على الهاتف. ولا يوجد مستورد من الأقراص الأخرى مثل Google Drive أو SharePoint. وتنتقل الملفات بالرفع أو بقرص WebDAV المربوط أو بطلب المساعدة من InstantDrive في الهجرة. وواجهة التطبيق بالإنجليزية فقط.
ما الذي لا يفعله InstantDrive للشركة الناشئة؟
لا يسجل InstantDrive شركة ولا يجدد رخصة ولا يقدم إقرارات ضريبية ولا يؤكد مستنداً لدى جهة حكومية. ولا يوقع العقود إلكترونياً ولا يحتفظ بسجل إصدارات ولا يرسل رسائل تذكير بالانتهاء ولا يفرض مدد الاحتفاظ. وحاسبتا مكافأة نهاية الخدمة وضريبة القيمة المضافة في التطبيق أداتا حساب وليستا إقرارين. ويسجل مكتب المالية المدفوعات لكنه لا ينقل أموالاً. وللاستشارة في الهيكل أو الضريبة أو قانون العمل اسأل مستشاراً مؤهلاً والجهة المصدرة.
احفظ هذه المستندات في مساحة واحدة
يحفظ InstantDrive رخصك وهوياتك الإماراتية وعقود الإيجار والفواتير، ويقرأ الأرقام والتواريخ، ويسمي كل ملف بنمط واحد.
افتح التطبيقالأسعار