كم مدة حفظ الشركات في الإمارات لسجلات أعمالها؟

آخر تحديث: 5 نوفمبر 2026

ما الذي يُعد سجلاً من سجلات الأعمال؟

السجل أوسع من الفاتورة الأخيرة أو الإقرار النهائي. وبحسب قرار مجلس الوزراء رقم 74 لسنة 2023 بشأن الإجراءات الضريبية، تشمل السجلات المحاسبية والدفاتر التجارية الميزانية العمومية وحسابات الأرباح والخسائر وسجلات الأجور والرواتب وسجلات الأصول الثابتة وسجلات المخزون مع جرد المخزون في نهاية الفترة الضريبية.

ويشمل القرار نفسه كل مستند يدعم هذه القيود. فهو يذكر المراسلات والفواتير والرخص والعقود المتعلقة بالنشاط. ويضيف المستندات التي توضح أي خيار أو تقدير أو احتساب أجراه الخاضع للضريبة في شؤونه الضريبية، بما في ذلك الأساس أو الطريقة المستخدمة. وللهيئة الاتحادية للضرائب أن تطلب أي معلومات أخرى تحتاجها للتحقق، عبر سلسلة من المستندات القابلة للتدقيق، من الضريبة المستحقة على الشخص ومن مسؤوليته عن التسجيل.

عملياً، السجل هو كل ما يثبت رقماً أبلغت عنه أو حقاً تعتمد عليه. ويشمل ذلك المستند الأصلي وليس الملخص المبني عليه فقط.

كم مدة حفظ سجلات ضريبة القيمة المضافة والسجلات الضريبية العامة؟

تحدد المادة 3 من قرار مجلس الوزراء رقم 74 لسنة 2023 المدد العامة ما لم ينص قانون الضريبة على خلاف ذلك. على الشخص الخاضع للضريبة أن يحفظ السجلات المحاسبية والدفاتر التجارية والمعلومات خمس سنوات تلي الفترة الضريبية التي تتعلق بها. وعلى كل الأشخاص من غير الخاضعين للضريبة حفظها خمس سنوات من نهاية السنة الميلادية التي أُنشئ فيها المستند.

انتبه إلى اختلاف نقطة البداية. فبالنسبة للخاضع للضريبة تبدأ المدة من الفترة الضريبية التي يتعلق بها السجل، وبالنسبة لغيره تبدأ من نهاية السنة الميلادية التي أُنشئ فيها المستند.

ويحدد المرسوم بقانون اتحادي رقم 8 لسنة 2017 بشأن ضريبة القيمة المضافة ما يجب على الخاضع للضريبة حفظه، ومنه سجلات كل التوريدات والواردات، والفواتير الضريبية وإشعارات الدائن الصادرة والمستلمة، وسجلات الصادرات، وسجلات السلع والخدمات المشتراة التي لم تُخصم ضريبة مدخلاتها، وسجلات التعديلات والتصحيحات. وتنطبق المادة 78 دون إخلال بأحكام حفظ السجلات في أي قانون آخر.

كم مدة حفظ سجلات ضريبة الشركات؟

تنص الهيئة الاتحادية للضرائب على أن على الأشخاص الخاضعين للضريبة والأشخاص المعفيين حفظ السجلات ذات الصلة سبع سنوات على الأقل بعد نهاية الفترة الضريبية التي تتعلق بها. وتنص أيضاً على أن على الخاضعين للضريبة حفظ السجلات والمستندات التي تدعم المعلومات الواردة في إقراراتهم الضريبية.

ومن السجلات التي تذكرها الهيئة المستندات المتعلقة بالمعاملات في الفترة الضريبية، وسجل الأصول مع تفاصيل الشراء والتصرف، وسجل الالتزامات، وسجل أي أسهم مملوكة في نهاية الفترة الضريبية. وعلى الأشخاص المعفيين حفظ سجلات تتيح للهيئة التحقق من وضعهم، وتختلف المستندات المطلوبة بحسب أساس الإعفاء.

وتنص الهيئة على أن عدم حفظ السجلات المطلوبة يؤدي إلى عقوبات إدارية وفق التشريعات الضريبية ذات الصلة. لذلك اعتبر السنوات السبع حداً أدنى وليست هدفاً.

ما مدة حفظ السجلات العقارية وسجلات الأصول الرأسمالية؟

تحدد المادة 3 من قرار مجلس الوزراء رقم 74 لسنة 2023 سبع سنوات من نهاية السنة الميلادية التي أُنشئ فيها المستند للسجلات العقارية. وبشكل منفصل، تنص المادة 60 من مرسوم القيمة المضافة على أن على الخاضع للضريبة حفظ السجلات المتعلقة بالأصول الرأسمالية عشر سنوات على الأقل.

لا تتفق المصادر في نقطة واحدة. فدليل توعوي للهيئة بشأن ضريبة القيمة المضافة يقول إن السجلات تُحفظ خمس سنوات على الأقل بعد نهاية الفترة الضريبية، وإنه إذا كان الخاضع للضريبة يملك عقاراً فتُحفظ السجلات المتعلقة بالعقار 15 سنة. ولا يتفق هذا الدليل مع السنوات السبع الواردة في قرار مجلس الوزراء اللاحق. ولم نتمكن من تأكيد أي الرقمين تطبقه الهيئة في كل حالة.

إذا كنت تملك عقاراً أو تستأجره، فاسأل الهيئة أو مستشاراً ضريبياً عن المدة التي تنطبق عليك قبل إتلاف أي سجل عقاري. وإلى أن تحصل على جواب، فالمدة الأطول هي الأسلم.

متى يجب حفظ السجلات مدة أطول؟

تضيف المادة 3 (البند 2) من قرار مجلس الوزراء رقم 74 لسنة 2023 مدداً إضافية فوق المدة الأساسية في هذه الحالات: أربع سنوات إضافية، أو حتى تسوية النزاع نهائياً إن كان ذلك أبعد، عند وجود نزاع مع الهيئة بشأن التزاماتك الضريبية. أربع سنوات إضافية عند خضوعك لتدقيق ضريبي جارٍ. أربع سنوات إضافية إذا أخطرتك الهيئة بنيتها إجراء تدقيق قبل انقضاء المدة الأساسية. وسنة إضافية من تاريخ تقديم إفصاح طوعي قُدم في السنة الخامسة بعد الفترة الضريبية ذات الصلة.

وعلى الممثل القانوني أن يحفظ دفاتر وسجلات الشخص الذي يمثله سنة واحدة من تاريخ انتهاء التمثيل.

القاعدة العملية بسيطة. قبل أي إتلاف، تحقق مما إذا كان هناك تدقيق أو نزاع أو إفصاح مفتوح أو مُخطر به. إن وجد، فالسجل يبقى.

ماذا عن القانون التجاري والعقود وسجلات مكافحة غسل الأموال؟

تغطي القواعد الضريبية العقود كلما كانت تدعم قيداً محاسبياً. فقرار مجلس الوزراء رقم 74 لسنة 2023 يذكر الرخص والعقود المتعلقة بالنشاط ضمن المستندات الداعمة، فتتبع الفترة الضريبية التي تدعمها.

لم نتمكن من التحقق، من صفحة رسمية جلبناها، من مدد الحفظ التي يحددها قانون المعاملات التجارية (المرسوم بقانون اتحادي رقم 50 لسنة 2022) أو قانون الشركات التجارية. لذلك لا نذكر رقماً لهما. وتعطي المصادر الثانوية إجابات مختلفة، فأكد المدة مع وزارة الاقتصاد أو مع مستشار قانوني.

وينطبق الأمر نفسه على سجلات مكافحة غسل الأموال. فالجهات الخاضعة للتنظيم في هذا المجال، مثل المؤسسات المالية والأعمال والمهن غير المالية المحددة، لها واجبات حفظ سجلات خاصة بها في إطار مكافحة غسل الأموال. وقد استُبدل هذا الإطار حديثاً، ولم نتمكن من تأكيد المدة الحالية ولا نقطة بدايتها من صفحة رسمية جلبناها. راجع النص الحالي مع الجهة الرقابية قبل الاعتماد على أي رقم.

ما سجلات الموظفين التي يجب على صاحب العمل حفظها؟

يعد المرسوم بقانون اتحادي رقم 33 لسنة 2021 بشأن تنظيم علاقات العمل الاحتفاظ بملفات العمال وسجلاتهم من التزامات صاحب العمل، وفق الشروط والقواعد والإجراءات الصادرة عن وزارة الموارد البشرية والتوطين. ولا يحدد النص الذي اطلعنا عليه عدداً من السنوات.

وينص أيضاً على أن اللغة العربية هي المعتمدة في جميع السجلات والملفات والبيانات والنماذج المنصوص عليها في المرسوم بقانون ولائحته التنفيذية والقرارات الصادرة تنفيذاً له.

وسجلات الموظفين التي تدعم قيود الرواتب والأجور تدخل أيضاً ضمن قواعد حفظ السجلات الضريبية أعلاه، لأن سجلات الأجور والرواتب مذكورة ضمن السجلات المحاسبية. ولم نتمكن من التحقق من مدة محددة لحفظ ملفات العمال بعد انتهاء الخدمة. اسأل الوزارة أو مستشاراً في قانون العمل، واحتفظ بالملف إلى أن تحصل على جواب مكتوب.

هل يمكن حفظ نسخ إلكترونية بدل الورقية؟

بالنسبة للسجلات الضريبية، نعم بشروط. تتيح المادة 4 من قرار مجلس الوزراء رقم 74 لسنة 2023 الوفاء بالالتزام إما بحفظ المستندات الأصلية الداعمة، أو بحفظ المعلومات الواردة فيها، بشرط أن تكون المعلومات في السجل مطابقة للبيانات في المستند الأصلي وأن تبقى متاحة طوال مدة الحفظ.

ويجوز حفظ المعلومات في صورة نسخة مصورة أو نسخة إلكترونية. ويجب أن يمكن إعادة إنتاج نسخة مقروءة بسهولة إذا طلبتها الهيئة، خلال المهلة التي تحددها. ويجب أيضاً حفظ المعلومات بطريقة تتيح للهيئة التحقق من التزاماتك الضريبية. وللهيئة أن تحدد قواعد لحفظ هذه المعلومات وأن تفرض متطلبات معقولة لضمان توافرها كما لو كانت الأصول محفوظة.

وفي اللغة، يقول القرار نفسه إن للهيئة أن تقبل السجلات باللغة الإنجليزية وأن تطلب ترجمة بعضها أو كلها إلى العربية. وهذا يخص المراسلات والإقرارات الضريبية. أما سجلات العمل فتخضع لقاعدة اللغة العربية المذكورة أعلاه.

ما الفرق بين الحفظ والإتلاف؟

الحفظ هو الحد الأدنى للمدة التي يجب أن تبقي فيها السجل. أما الإتلاف فقرار تتخذه بعد انتهاء تلك المدة وبعد أن تتأكد من أن شيئاً لا يمدها. والحد الأدنى لا يفرض عليك إتلاف أي شيء، بل يحدد أقرب تاريخ يجوز فيه ذلك.

حدد تاريخ مراجعة لكل فئة سجلات، وليس تاريخ حذف تلقائياً. وعند المراجعة تحقق من أربعة أمور: انتهاء المدة، وعدم وجود تدقيق أو نزاع مفتوح، وعدم انطباق مدة أطول على سجل مرتبط مثل أصل رأسمالي أو عقار، وعدم حاجة أحد إلى الملف لعقد أو مطالبة.

احتفظ بسجل مكتوب موجز بما أُتلف ومتى وبموجب أي قاعدة. وإذا اضطررت يوماً إلى تفسير فجوة أمام الهيئة، فسجل الإتلاف المعلل أسهل في الدفاع عنه من ملف مفقود بلا تفسير.

كيف يبدو جدول حفظ عملي؟

يضم الجدول أدناه المدد التي تحققنا منها على صفحات رسمية فقط. تركنا عمداً الصفوف التي لم نتمكن من التحقق منها. أضفها بنفسك بعد تأكيدها مع الجهة المختصة أو مع مستشار.

غير مدرجة في الجدول لأننا لم نتمكن من التحقق من رقم على صفحة رسمية: سجلات القانون التجاري وقانون الشركات، وسجلات مكافحة غسل الأموال، وملفات العمال. أكدها قبل وضع جدول الحفظ.

كيف تنظم السجلات لتكون جاهزاً للتدقيق؟

الجاهزية للتدقيق تعني في معظمها الوصول السريع إلى المستند الصحيح. وقد تطلب الهيئة نسخة مقروءة خلال مهلة محددة، لذلك ابنِ هيكل المجلدات حول أسئلة المدقق: أي فترة، وأي منشأة، وأي مستند، وأي رقم.

أولاً، صنف السجلات بحسب المنشأة والفترة الضريبية، ثم بحسب الفئة مثل فواتير المبيعات وفواتير المشتريات والرواتب والأصول الثابتة والعقارات والعقود. ثانياً، استخدم نمط تسمية واحداً لكل ملف ليعمل البحث بالرقم أو التاريخ دون فتح الملف. ثالثاً، ضع المستند الداعم بجانب القيد الذي يدعمه، كالعقد بجانب الفواتير الصادرة عنه.

رابعاً، سجل تاريخ مراجعة الحفظ لكل فئة باستخدام أطول مدة قد تنطبق. خامساً، اختبر عمليتك كل ربع سنة باختيار فاتورة عشوائية واسترجاع الفاتورة والعقد الذي وراءها وإثبات الدفع في دقائق. وإذا استغرق ذلك يوماً، فالهيكل يحتاج إلى عمل.

كيف يساعد InstantDrive في حفظ السجلات؟

يحفظ InstantDrive الرخص التجارية والهويات الإماراتية وعقود الإيجار والفواتير الضريبية وخطابات البنوك والإيصالات، ويسمي كل ملف بنمط واحد: DocCategory_EntityName_Identifier_ValidityDate.pdf. ومثال مختلق: Invoice_AlNoorTrading_INV10442_2031-12-31.pdf. الشركة والرقم غير موجودين.

ولأن التاريخ جزء من الاسم، تُرتب الملفات ويُبحث عنها بحسب تاريخ انتهائها، وهذا يدعم أسلوب تاريخ المراجعة في الحفظ. يمكنك العثور على مستند بالرقم أو بتاريخ الانتهاء دون فتحه. تُضغط ملفات PDF وتُحول صور المسح من الهاتف إلى WebP قبل الحفظ، وحد كل رفع 100 ميغابايت، وتستخدم التنزيلات رابطاً تنتهي صلاحيته بعد 15 دقيقة.

تبدأ الخطط من 9 دولارات للمستخدم شهرياً، وتبدأ كل خطة بتجربة مجانية مدتها 30 يوماً دون بطاقة ائتمان.

ما الذي لا يفعله InstantDrive في حفظ السجلات؟

لا يحدد InstantDrive المدة التي يجب أن تحفظ فيها سجلاتك. فهو لا يطبق مدة حفظ قانونية على ملفاتك، ولا يحذف الملفات وفق جدول قانوني نيابة عنك، ولا يقدم استشارات قانونية أو ضريبية. هو أداة للحفظ والتنظيم.

ولا يتحقق أيضاً من المستندات لدى الجهات الحكومية. والمدد الواردة في هذا الدليل مأخوذة من المصادر المذكورة أدناه وقد تتغير، فتحقق من القاعدة الحالية مع الهيئة الاتحادية للضرائب أو وزارة الاقتصاد أو وزارة الموارد البشرية والتوطين أو مستشار مؤهل قبل إتلاف أي سجل.

المصدر الرسمي: الهيئة الاتحادية للضرائب، قرار مجلس الوزراء رقم 74 لسنة 2023 بشأن اللائحة التنفيذية لقانون الإجراءات الضريبية