ما المستندات التي يجب أن تحفظها كل شركة في الإمارات وتبقيها سارية؟
ينبغي للشركة في الإمارات أن تحفظ رخصتها التجارية وبطاقة المنشأة وعقد التأسيس وعقد الإيجار مع إيجاري عند انطباقه والتسجيلات الضريبية ومستندات البنك ووثائق التأمين ومستندات ملفات الموظفين. ولكل منها وظيفة إثبات مختلفة، ومعظمها ينتهي أو يتغير وفق جدول خاص، فتابع التاريخ والجهة الحائزة.
لماذا تحتاج الشركة إلى قائمة مستندات؟
مستندات الشركة ليست مجلداً واحداً من الأوراق. فكل مستند يثبت واقعة مختلفة أمام جهة مختلفة: جهة الترخيص أو الهيئة الضريبية أو البنك أو المؤجر أو الموظف. ومعظمها ينتهي أو يجب تعديله وفق جدول خاص، وقد يعطل مستند منتهٍ مستنداً آخر. فالبوابة الرسمية u.ae تذكر مثلاً أن الشركة تحتاج رخصة تجارية سارية وخالية من المخالفات قبل إصدار تصاريح العمل أو تجديدها.
تسرد القائمة أدناه ما تحتفظ به الشركة النموذجية في البر الرئيسي أو المنطقة الحرة، وما يثبته كل مستند، وما يدفع إلى تجديده، ومن يحتفظ به عادة. وهي نقطة بداية فقط. فالمتطلبات تختلف بين الإمارات والمناطق الحرة والأنشطة، لذلك تأكد من الجهة المصدرة.
كيف تبدو القائمة الأساسية؟
استخدم هذا الجدول قائمة رئيسية. ويبين عمود دافع التجديد ما يجعل المستند يتغير أو ينتهي، استناداً إلى الصفحات الرسمية المذكورة في آخر هذا الدليل. وحيث لا تضع الصفحات الرسمية المستخدمة هنا قاعدة تجديد، يطلب الجدول مراجعة الجهة المصدرة.
| المستند | ما يثبته | دافع الانتهاء أو التجديد | من يحتفظ به عادة |
|---|---|---|---|
| الرخصة التجارية | أن الشركة تستطيع ممارسة أنشطتها المدرجة | تاريخ انتهاء تحدده الجهة المصدرة. راجع الجهة لمعرفة مدة التجديد | الإدارة أو المالك |
| بطاقة المنشأة (وزارة الموارد البشرية والتوطين) | أن الشركة مسجلة لدى وزارة العمل ويحق لها التوظيف | مرتبطة بالرخصة التجارية. راجع الوزارة لمعرفة مدة السريان | الموارد البشرية أو المندوب |
| عقد التأسيس | الملاك والحصص والإدارة وغرض الشركة | لا ينتهي. يتغير مع كل تعديل في الملكية أو الاسم أو النشاط | المالك أو المستشار القانوني |
| اتفاقية الوكيل الخدمي المحلي | الوكيل المحلي الذي تعينه الشركة المملوكة بالكامل لغير مواطني دول مجلس التعاون، حيث يشترطه الشكل القانوني | تتبع شروط الاتفاقية وأي تغيير في الرخصة | المالك أو المستشار القانوني |
| عقد الإيجار وإيجاري | مقر العمل المسجل | تاريخ انتهاء العقد. في دبي يجب تسجيل العقد في إيجاري | الإدارة |
| التسجيل في ضريبة الشركات | أن الشركة مسجلة لدى الهيئة الاتحادية للضرائب لأغراض ضريبة الشركات | لا ينتهي. يُحدّث عند تغير الرخصة أو الملاك أو المفوضين | المالية |
| التسجيل في القيمة المضافة (شهادة الرقم الضريبي) | أن الشركة مسجلة في القيمة المضافة وتملك رقماً ضريبياً | لا ينتهي بتاريخ. تُحدّث البيانات عند التغيير | المالية |
| مستندات الحساب المصرفي | بيانات الحساب والآيبان والمفوضون | تتغير بتغير المفوضين أو الحساب. راجع البنك | المالية |
| وثائق التأمين | التغطية القائمة للنشاط أو الموظفين أو المقر | تاريخ انتهاء الوثيقة في الجدول. راجع شركة التأمين | المالية أو الموارد البشرية |
| مستندات ملف الموظف | جواز السفر والهوية الإماراتية والتأشيرة والعقد وتصريح العمل لكل موظف | لكل مستند تاريخ انتهاء خاص به | الموارد البشرية |
ما الرخصة التجارية وما الذي يجعلها تنتهي؟
الرخصة التجارية هي التصريح بالأنشطة المدرجة فيها. وفي البر الرئيسي تصدرها دائرة التنمية الاقتصادية في الإمارة، وفي المنطقة الحرة تصدرها سلطة المنطقة الحرة. وتذكر البوابة u.ae أن على الشركة دفع رسوم الرخصة خلال 30 يوماً من استلام قسيمة الدفع، وإلا أُلغي الطلب.
وللرخصة تاريخ انتهاء. ولا تحدد صفحات u.ae المستخدمة هنا مدة تجديد واحدة لأن القواعد تختلف بين الإمارات والمناطق الحرة، فاقرأ التاريخ من رخصتك واسأل الجهة المصدرة عن خطوات التجديد. ويتناول دليلنا عن الرخصة التجارية الأنواع والحقول بالتفصيل.
ما بطاقة المنشأة ولماذا هي مهمة؟
تذكر البوابة u.ae أن وزارة الموارد البشرية والتوطين تسجل المنشأة وتصدر بطاقة منشأة ورقماً مرتبطين بالرخصة التجارية. وتحتاج الشركة إليها قبل أن توظف.
وعليه فالبطاقة تعتمد على الرخصة التجارية. وقد يعطل انتهاء الرخصة إصدار تصاريح العمل أو تجديدها، لذلك جدد الرخصة أولاً ثم راجع بطاقة المنشأة. واحفظ رقم البطاقة لأن نماذج الوزارة وطلبات التصاريح تطلبه.
ماذا يثبت عقد التأسيس والنظام الأساسي واتفاقية الوكيل؟
يسجل عقد التأسيس الملاك وحصصهم والإدارة وغرض الشركة. وتدرج صفحة خطوات البر الرئيسي في u.ae عقد التأسيس المصدق أصولاً بين المستندات اللازمة للرخصة، لكل أنواع الشركات.
ولدى بعض الشركات أيضاً نظام أساسي يتضمن قواعد الحوكمة الداخلية، بحسب الشكل القانوني. والمنشأة المملوكة بالكامل لمقيمين من غير دول مجلس التعاون تحتاج إلى وكيل خدمات محلي من الدولة، ويجب توثيق تعيينه لدى كاتب عدل أو محكمة. احتفظ بالأصول المصدقة وكل تعديل لاحق، لأن النسخة الحالية تحدد من يحق له التوقيع عن الشركة، وتطلبها البنوك والجهات الضريبية.
لماذا يهم عقد الإيجار وإيجاري؟
تحتاج المنشأة إلى عنوان مادي، وعقد إيجار المقر مرتبط بالرخصة. وتقول صفحات u.ae إن طلب الرخصة يحتاج نسخة من عقد الإيجار مصدقة من مؤسسة التنظيم العقاري (ريرا) في دبي، وإن العقد في دبي يجب أن يُسجل في إيجاري. ويشرح دليلنا عن إيجاري رقم العقد وحقوله.
وتاريخ انتهاء الإيجار جدير بالمتابعة للشركة كلها، لأن طلب الرخصة يعتمد على عقد الإيجار. واسأل جهة الترخيص هل يلزم عقد ساري عند التجديد أيضاً. واحفظ العقد الموقع وسجل إيجاري ومستندات المؤجر وجدول الدفعات معاً.
ما التسجيلات الضريبية التي ينبغي للشركة حفظها؟
قد تحمل الشركة تسجيلين لدى الهيئة الاتحادية للضرائب. فالتسجيل في ضريبة الشركات مطلوب للأشخاص الاعتباريين الخاضعين للضريبة، والتسجيل في القيمة المضافة إلزامي عند تجاوز 375,000 درهم من التوريدات والواردات الخاضعة خلال 12 شهراً، أو اختياري عند تجاوز 187,500 درهم. وتصدر الهيئة شهادة التسجيل في القيمة المضافة التي تبين الرقم الضريبي في لوحة الخدمات الإلكترونية بعد الموافقة على الطلب.
ولا تذكر صفحات الهيئة المستخدمة في هذا الدليل تاريخ انتهاء لهذه التسجيلات، لكنها تعتمد على الرخصة والملاك والمفوضين المسجلين. احفظ الطلب والملفات المرفوعة وإشعارات التأكيد. وتعرض أدلتنا عن مستندات التسجيل في ضريبة الشركات والقيمة المضافة القوائم الكاملة.
ما مستندات البنك والتأمين التي ينبغي حفظها؟
في الجانب المصرفي احفظ مستندات فتح الحساب وخطاب الآيبان وقائمة المفوضين وأي تفويض. وخطاب البنك ببيانات الحساب مستند داعم اختياري في التسجيل في القيمة المضافة، لذلك من المفيد أن يتوفر لديك خطاب آيبان حديث باسم الشركة. ويشرح دليل الآيبان الصيغة المكونة من 23 خانة.
وفي التأمين احفظ جدول كل وثيقة وشهادة التغطية. وتتوقف متطلبات التأمين على نشاط المنشأة والمؤجر والمقرض وعلى القواعد السارية بالنسبة للموظفين. ولا يحدد هذا الدليل الوثائق الإلزامية، فراجع جهة الترخيص والمؤجر ووزارة الموارد البشرية لحالتك. والتاريخ المهم هو تاريخ انتهاء الوثيقة في جدولها.
ماذا يجب أن يتضمن ملف الموظف؟
تحتفظ الشركة عادة لكل موظف بجواز السفر والهوية الإماراتية وتأشيرة الإقامة وعقد العمل وتصريح العمل. ولكل منها تاريخ انتهاء خاص، ويُجدد عدد منها عبر جهات مختلفة. فشركة بها 20 موظفاً تتابع إذن أكثر من 80 تاريخاً منفصلاً.
ويغطي دليلنا عن مستندات التوظيف جانب الوزارة بالتفصيل. وبالنسبة للقائمة فالقاعدة بسيطة: ملف واحد لكل شخص، وكل مستند يُسمى بتاريخ انتهائه، ومراجعة شهرية لكل ما ينتهي خلال 60 إلى 90 يوماً.
كم مرة ينبغي مراجعة القائمة؟
راجعها عند ثلاثة محفزات. الأول نظرة شهرية على كل مستند ينتهي خلال 90 يوماً. والثاني أي تغيير في الملكية أو الاسم أو النشاط أو المقر أو المفوض بالتوقيع أو الحساب المصرفي، فيستلزم تعديل عقد التأسيس والرخصة والسجلات الضريبية. والثالث فحص سنوي للتأكد من أن النسخة المحفوظة من كل مستند هي الأحدث وليست مسحاً قديماً.
ويعرض الجدول جدولاً بسيطاً. والمدد مقترحات للشركة وليست قواعد صادرة عن جهة رسمية.
| متى | ما الذي يُفحص |
|---|---|
| شهرياً | الرخصة والإيجار والتأمين ومستندات الموظفين التي تنتهي خلال 90 يوماً |
| عند أي تغيير في الملكية أو المفوضين | عقد التأسيس والرخصة وتفويض البنك وبيانات ضريبة الشركات والقيمة المضافة |
| عند الانتقال أو تجديد الإيجار | عقد الإيجار وسجل إيجاري وعنوان الرخصة |
| سنوياً | أن كل ملف محفوظ هو آخر نسخة ومسمى بتاريخ انتهائه |
كيف يساعد InstantDrive في قائمة مستندات الشركة؟
يحفظ InstantDrive هذه المستندات كلها في مساحة واحدة. ترفع ملف PDF أو صورة ممسوحة من الهاتف بحجم حتى 100 ميغابايت. وتُضغط ملفات PDF وتُحول صور الهاتف إلى WebP قبل الحفظ في Cloudflare R2. ويقرأ صيغ الهوية الإماراتية والرقم الضريبي وإيجاري والآيبان بمحرك الأنماط الحتمي أولاً، ولا يستدعي الذكاء الاصطناعي البصري إلا عندما تقل ثقة التعرف على النص عن 90 بالمئة.
ويُسمى كل ملف بالنمط DocCategory_EntityName_Identifier_ValidityDate.pdf. ومن الأمثلة المختلقة TradeLicense_AlNoorTrading_123456_2027-03-31.pdf. ولأن تاريخ الصلاحية جزء من الاسم، تُفرز الملفات وتُبحث بحسب موعد انتهائها، فيصبح جدول القائمة أعلاه شيئاً يمكنك الاستعلام عنه بالرقم أو التاريخ. وتستخدم التنزيلات رابطاً تنتهي صلاحيته بعد 15 دقيقة.
ما الذي لا يفعله InstantDrive في مستندات الشركة؟
لا يجدد InstantDrive الرخصة، ولا يسجل عقد إيجار في إيجاري، ولا يقدم طلبات إلى وزارة الموارد البشرية أو الهيئة الاتحادية للضرائب، ولا يحدد لك المستندات الإلزامية لنشاطك. ولا يتحقق من مستند لدى الجهة المصدرة، ولا يقدم استشارة قانونية أو ضريبية أو تأمينية. وهذا الدليل معلومات عامة.
تأكد من المتطلبات لدى جهة الترخيص ووزارة الموارد البشرية والهيئة الاتحادية للضرائب والبنك وشركة التأمين، واستخدم InstantDrive لإبقاء المستندات الناتجة منظمة وسارية وسهلة الوصول.
المصدر الرسمي: البوابة الرسمية لحكومة الإمارات: خطوات بدء نشاط تجاري في البر الرئيسي
احفظ هذه المستندات في مساحة واحدة
يحفظ InstantDrive رخصك وهوياتك الإماراتية وعقود الإيجار والفواتير، ويقرأ الأرقام والتواريخ، ويسمي كل ملف بنمط واحد.
افتح التطبيقالأسعار