كيف تُعدّ صندوقي البريد bills@ وexpenses@؟
تحصل كل شركة على bills@ لفواتير الموردين وexpenses@ لإيصالات الموظفين على نطاقها. تُقرأ المرفقات المرسلة إليهما وتُحفظ في الخزنة. يجب أولاً توجيه بريد نطاقك إلى InstantDrive، وتنسّق ذلك بالتواصل مع InstantDrive.
ما هما الصندوقان؟
عند إنشاء مساحة الشركة يسجّل InstantDrive عنوانين على نطاق بريدك. إذا كان نطاقك company.ae فهما [email protected] و[email protected]. يظهران في التطبيق تحت Dedicated Inboxes وبجانب كل منهما زر نسخ.
| الصندوق | مخصص لـ | من يرسل إليه |
|---|---|---|
| bills@ على نطاقك | فواتير الموردين | الموردون، أو الموظفون الذين يحوّلون فواتير الموردين |
| expenses@ على نطاقك | إيصالات الموظفين ومطالباتهم | الموظفون من الهاتف أو برنامج البريد |
كيف تصل الرسالة إلى الخزنة؟
للمسار أربع خطوات. يصل بريد نطاقك إلى Cloudflare Email Routing. ثم يحوّل Cloudflare Worker صغير الرسالة الخام إلى webhook في InstantDrive بسر مشترك. بعدها تقرأ مهمة في الخلفية الرسالة. ويمر كل مرفق بالمسار المعتاد من القراءة والضغط والتسمية، وتُسجَّل الرسالة في سجل وارد فيه المرسل والموضوع وعدد المرفقات.
تُعرف الشركة من نطاق عنوان المستلم. وإذا لم تطابق أي مساحة تُتجاهل الرسالة في بيئة الإنتاج ولا يُحفظ شيء.
ما الذي يجب إعداده من جهة البريد؟
إنشاء العنوانين داخل InstantDrive لا يكفي وحده لتدفق بريدك إليه. يجب توجيه بريد نطاقك إلى عامل البريد في InstantDrive. ولا يذكر المنتج في أي موضع ما إذا كان InstantDrive يضبط ذلك لك، فلا تفترض ذلك. تواصل مع InstantDrive واطلب ترتيب التوجيه لنطاقك.
الخطوة 1: راسل [email protected] بنطاق شركتك والعنوانين الذين تريدهما.
الخطوة 2: اسأل عن التغييرات المطلوبة، إن وُجدت، لدى مسجّل النطاق أو مزوّد البريد. تعرض لوحة الإعدادات حقل Inbound Domain Alias وملاحظة عن توجيه البريد إلى مضيف InstantDrive، لكن السجلات الدقيقة تعتمد على إعدادك.
الخطوة 3: انتظر التأكيد قبل أن تطلب من الموردين استخدام العنوان.
كيف ترسل اختباراً؟
الخطوة 1: افتح Dedicated Inboxes من الشريط الجانبي.
الخطوة 2: اختر Send a test email to myself. ينشئ InstantDrive رسالة مورد تجريبية ويحفظها فتظهر النتيجة في السجل.
يختبر هذا الزر خطوة الحفظ فقط. ولا يرسل بريداً حقيقياً عبر نطاقك فلا يثبت أن التوجيه يعمل. ويستخدم مرفقاً بديلاً فقد تكون الحقول المقروءة فارغة في معظمها.
الخطوة 3: لفحص حقيقي لخطوة الحفظ افتح تبويب Interactive Inbound Simulator واختر نوع الصندوق وأدخل المرسل والموضوع وأرفق ملف PDF حقيقياً.
الخطوة 4: لفحص حقيقي للتوجيه أرسل رسالة فعلية فيها فاتورة PDF من عنوان خارجي إلى bills@ على نطاقك وراقب Live Inbound Audit Feed. يتجدد السجل كل 15 ثانية تقريباً.
ما الذي يصل إلى الخزنة؟
يصبح كل مرفق مستنداً يُقرأ ويُسمّى كأي ملف مرفوع. البريد الموجّه إلى bills@ يُحفظ تحت Vendors. أما البريد إلى expenses@ فيُعامل كصندوق موظفين وتُحفظ مرفقاته بحسب الفئة التي يقرؤها المحرك. ويُحفظ نص الرسالة في السجل الوارد، ويربط السجل بالمستند الناتج.
افتح أي سجل لترى المرسل والموضوع والمرفقات والحقول المقروءة. ويُطابَق المرسل بسجل مورد أو موظف حسب عنوان البريد إن وُجد. ويمكنك اعتماد مرسل لربط عنوانه بسجل مورد أو موظف.
مثال افتراضي
تعطي شركة Desert Ledger Services LLC، وهي شركة افتراضية، العنوان [email protected] لأهم عشرة موردين. يرسل مورد فاتورة ضريبية بصيغة PDF. تظهر الفاتورة في السجل خلال دقائق من تفعيل التوجيه، ويُحفظ الملف في Vendors مع اسم المورد ورقم TRN والإجمالي المقروءة من الملف. ويراجع المسؤول المالي الحقول في Edit Metadata.
كيف تعالج مشكلة اختفاء البريد؟
نفّذ هذه الفحوص بالترتيب.
| العَرَض | السبب المحتمل | ما تفعله |
|---|---|---|
| زر الاختبار يعمل ولا يظهر بريد حقيقي | لم يُعدّ توجيه نطاقك | تواصل مع InstantDrive لترتيب التوجيه |
| أُرسل البريد إلى عنوان آخر على نطاقك | لا يُجهَّز سوى bills@ وexpenses@ | استخدم العنوانين المجهزين |
| يظهر السجل دون حقول | كان المرفق HEIC أو AVIF أو PDF محمياً أو مسحاً غير مقروء | أعد الإرسال بصيغة PDF أو JPEG وصحّح الحقول في Edit Metadata |
| المرفق غير موجود | نوع ملف يُخزَّن دون قراءة، أو ملف لم يستطع المرسل إرفاقه | راجع صفحة الأنواع المدعومة وأعد الإرسال بصيغة PDF |
| لا شيء من مرسل معين | رفض مزوّد البريد الرسالة أو صفّاها قبل وصولها إلى التوجيه | اطلب من المرسل رسالة الارتداد وأرسلها إلى InstantDrive |
ما الذي لا تفعله الصناديق؟
لا تقرأ رسائل موجودة أصلاً في صندوقك الخاص، ولا يحتاج المرسل إلى تسجيل دخول. وكل من يعرف العنوان يستطيع الإرسال إليه، فشاركه مع من يجب أن يستخدمه فقط. وللتنبيه فريقاً معيناً استخدم Channels & Live Chat أو Company Tasks.
احفظ هذه المستندات في مساحة واحدة
يحفظ InstantDrive رخصك وهوياتك الإماراتية وعقود الإيجار والفواتير، ويقرأ الأرقام والتواريخ، ويسمي كل ملف بنمط واحد.
افتح التطبيقالأسعار